Akronymliste og ordforklaringer

BBR

Bygnings- og BoligRegisteret

 

DNK

Den Ny Kirkebog

 

Doc2000

Produktnavnet på det system til elektronisk dokumenthåndtering og sagsbehandling, der anvendes i stifterne og Kirkeministeriet

 

DS

Danmarks Statistik

 

DSL

Digital Subscriber Line

 

DVD

Digital Versatile Disc. Et medie til opbevaring af data, f.eks. film, musik, spil eller programmer.

 

EDI

Electronic Data Interchange. En protokol som gør det muligt for soft- ware at "tale sammen" f.eks. mellem offentlige virksomheder og en leverandør.

 

FLØS

Folkekirkens LØn Service IP Internet Protocol. Den protokol som anvendes, når software skal tale sammen via Internet.

 

Kbit

Kilobit (1000 bit). Betegnelsen bruges oftest i sammenhæng med, hvor stor båndbredde en given teknologi kan levere, og er dermed et udtryk for hvor store mængder data, teknologien kan transportere.

 

KIS

Kirkeministeriets InformationsSystem

 

Kryptering

Kodning. En måde hvorpå data ved hjælp af matematiske algoritmer kan beskyttes.

 

LIS

Ledelses InformationsSystem

 

LMR

Landsforeningen af MenighedsRådsmedlemmer

 

 

MS

Microsoft. Leverandør af software, bl.a. de meget udbredte programmer Windows (operativsystem), Explorer (Internetbrowser) og Office (konto- rautomation).

 

PBS

Pengeinstitutternes BetalingsService

 

Portal

Side eller ofte et helt site på Internettet med links til en lang række andre sider. Portaler anvendes typisk som startsider til Internettet. Derudover findes særlige emneorienterede portaler, der indeholder links til alle de sider der vedrører emnet Eksempler: jubii.dk, som en generel portal til danske hjemmesider og giraffen.dk, som er en portal til det kirkelige stof på Internettet.

 

Provsti

Geografisk underinddeling af et stift. Endvidere den daglige betegnelse for et provstiudvalg og for et provstikontor

 

SCL

Statens Centrale Lønsystem

 

Stifter

Geografisk enhed på ‘det folkekirkelige Danmarkskort´. Endvidere den daglige betegnelse for stiftsøvrigheden og for stiftsadministrationskontoret

 

SØS

Stifternes ØkonomiSystem. Et system til økonomistyring og kapital- forvaltning

 

VPN

Virtual Private Network er et privat netværk, hvor man i en lukket tunnel gennem Internettet kan sikre at kommunikationen forløber sikkert og hemmeligt.

 

WAP

Wireless Application Protocol. En protokol der gør det muligt for trådløse terminaler, f.eks. mobiltelefoner, at få adgang til Internet.

 

Web (WWW)

Web kommer fra forkortelsen WWW eller World Wide Web. Dvs. den del af Internettet, hvor hjemmesiderne ligger.

7.7 De økonomiske rammer for IT

Kirkeministeriets og folkekirkens IT-budget har hidtil og vil også fremover skulle finansieres via en blanding af midler fra fællesfonden og fra lokale midler. Denne blandede finansieringsform er senest anvendt til at udvide adgangen til Kirkenettet fra kun at omfatte de kirkebogsførende til nu at være et generelt tilbud til alle menighedsrådsmedlemmer og ansatte i sognene, for så vidt menighedsrådet vil finansiere de ekstra pc´er og tilkoblingen til Kirkenettet.


Det faktum, at der er flere finansieringskilder, må ikke betyde, at IT-installationen bliver mere kompleks, og IT-sikkerheden dermed forringes. Kendetegnet ved den blandede finansiering i dette eksempel og fremover er derfor, at finansieringsformen ikke har indflydelse på teknikken eller leverandørvalget så længe disse faktorer er af betydning for sikkerheden og effektiviteten.

Til toppen

7.6.6 IT-politikker

Formålet med at definere sine IT-politikker er, at man dermed får skabt en situation, der er kendetegnet ved:

  • Gennemskuelighed. Medarbejderne kan overse og forstå

    de forskellige retningslinjer, der er vedtaget omkring IT-anvendelsen

    i folkekirken og i Kirkeministeriet.

  • Åbenhed. Der er åbenhed omkring principper og beslutninger,

    hvilket kan have en gavnlig effekt på kulturen i organisationen.

  • Synlighed. Det bliver synligt, hvorfor de forskellige

    beslutninger træffes, og der kan derved blive større opbakning

    om disse politikker.

  • Forudsigelighed. De forskellige beslutninger bliver

    forudsigelige, og medarbejderne vil derfor indrette sig på dem.

  • Styret og planlagt udvikling. Spillereglerne øger muligheden

    for at etablere en situation, der er kendetegnet ved, at der sker

    en rolig og velplanlagt udvikling i den måde, IT anvendes på.

  • Klare ansvars- og kompetenceforhold. Dette giver øget

    mulighed for uddelegering, idet uddelegering sker i respekt for

    og med kendskab til IT-politikkerne, der derved er medvirkende

    til at regulere de rammer, den enkelte agerer inden for.

  • Sammenhæng. Dette betyder, at man sammensætter sine

    edb-løsninger således, at de tilsammen resulterer i en konsistent

    måde at løse opgaverne på og en stor robusthed.

A. Overensstemmelse med IT-strategien

Enhver større investering i informationsteknologi skal være forankret i IT-strategiens værdier, holdninger og mål. Der skal eksistere en eksplicit IT-strategi, som på initiativ fra IT-ledelsen skal fornys i takt med, at den eksisterende IT-strategis situationsanalyse forandres væsentligt, og visionerne realiseres.

 

B. Etablering af beslutningsgrundlag
Jf. beskrivelsen af rollemodellen skal alle større informationsteknologiske tiltag underkastes en analyse, som resulterer i et beslutningsgrundlag eller projektgrundlag, hvor følgende 10 områder er klarlagt:

  • forudsætninger
  • mål
  • effekter
  • ammenhænge til andre systemer
  • tidsperspektiver
  • ressourceforbrug
  • økonomi
  • organisatoriske konsekvenser
  • medarbejdermæssige konsekvenser
  • risikobillede.

C. Leverandørpolitik
Kirkeministeriet ønsker at anvende stabile og faste leverandører, hvor samarbejdet er præget af kvalitet, tillid, loyalitet og indsigt.

 

Kirkeministeriet ønsker at knytte leverandøren til sig og dele viden og udvikling med denne. Man ønsker endvidere at have samme leverandør (eller få leverandører) til en sammenhængende ydelse for at minimere koordinering og for at opnå større sammenhæng. Man ønsker dog ikke at købe ydelser hos en leverandør, der ikke har den pågældende ydelse som kernekompetence.

 

Samarbejdet skal på langt sigt være økonomisk fordelagtigt for begge parter.

 

D. Indkøbspolitik
Større indkøb skal som hovedregel foretages på baggrund af en skriftlig behovsopgørelse eller kravspecifikation med henblik på at få dels et kvalificeret tilbud og dels et styringsgrundlag.

 

Større indkøb skal som hovedregel foretages ved at udbyde leverancen til flere leverandører for at sikre, at indkøb sker til markedspriser. Leverandørpolitikken prioriterer imidlertid stabile og loyale samarbejdsforhold.

 

E. Aftaleforhold
Aftaler i form af køb af varer (maskinel, programmel m.v.) eller tjenesteydelser (udvikling, drift, service, uddannelse m.v.) skal dokumenteres skriftligt.

 

Ved større anskaffelser skal der udarbejdes egentlige kontrakter.

 

F. Produktpolitik
IT-kontoret udarbejder principper for godkendelse af nye produkter, som forelægges IT-ledelsen til godkendelse. Disse principper specificerer, hvad der skal lægges vægt på, når man skal lave et indkøb af en IT-ydelse eller et IT-produkt.

 

IT-kontoret er ansvarlig for, at der opretholdes en liste over aktuelt godkendte produkter, som anvendes i Kirkeministeriet eller på DNK- og Kirkenets-pc´erne.

 

G. Dokumentation
Der skal foreligge en systemdokumentation for alle større systemer, som anvendes af Kirkeministeriet. Denne dokumentation skal som et minimum omfatte funktionel dokumentation, dokumentation af data og dokumentation af sammenhænge og afhængigheder.

 

H. Data politik
Data er en fælles ressource for Kirkeministeriet og folkekirken og skal være til rådighed for alle brugere og systemer under hensyntagen til politikkerne for fortrolighed og sikkerhed.

 

Systemejeren har ansvaret for, at der foreligger beskrivelse af data på en form, så de kan forstås af brugere. Sådanne beskrivelser kan være indeholdt i systemerne eller foreligge særskilt.

 

Slutbrugere skal i videst muligt omfang kunne udtrække data ved hjælp af let anvendelige værktøjer. Komplekse udtræk skal hurtigt kunne foretages af superbrugere og/eller IT-kontoret.

 

Data skal registreres så tæt ved kilden som muligt og kun én gang. Data skal i videst muligt omfang kun lagres et sted (dataredundans skal minimeres), med mindre særlige omstændigheder (f.eks. økonomiske eller svartidsmæssige) taler imod.

 

Det skal tilstræbes, at databaser holdes robuste og applikationsuafhængige.

 

I. Fleksibilitet på IT-området
Fra en hvilken som helst arbejdsplads skal der principielt være adgang til alle ressourcer og fælles systemer under hensyntagen til sikkerhedspolitik og økonomi. Eventuelle begrænsninger i fleksibilitet skal dokumenteres, og det er hovedregelen, at det er politikken, der sætter begrænsningerne - ikke teknikken.

 

Nye opgaver og ændringer skal hurtigt og sikkert kunne implementeres.

 

Det skal tilstræbes, at menighedsrådsmedlemmer og medarbejdere "i marken" skal kunne nå relevant information og funktionalitet under hensyntagen til sikkerhed og økonomi.

 

J. Udvikling af IT-løsninger
Kirkeministeriet skal være i stand til at specificere krav til systemer, til dokumentation, til uddannelse m.v., samt at kontrollere kvaliteten af det leverede.

IT-kontoret skal ved hjælp af pc-værktøjer, rapportgeneratorer m.v. kunne lave mindre løsninger. Disse skal dokumenteres på en måde, så anvendelse af løsningerne og videreudviklingen af løsningerne kan ske personuafhængigt.

 

Brugerne skal have mulighed for ved hjælp af brugerorienterede værktøjer at kunne udvikle mindre, isolerede ad hoc løsninger. Hvis sådanne løsninger ender med at blive anvendt blivende og af flere mennesker, skal de dokumenteres.

 

K. Daglig drift af IT-løsninger
Placering af en driftsopgave skal ske økonomisk optimalt, idet de overordnede krav til tilgængelighed og driftskvalitet skal være overholdt.

 

IT-kontoret skal være i besiddelse af den nødvendige indsigt i driften af de dagligdags opgaver, og være i stand til at følge op på opgaver placeret eksternt (leverandør- og kvalitetsstyring) samt til at understøtte projekter med teknisk faglig viden.

 

L. Information om IT-anvendelse
I forbindelse med ændringer i IT-anvendelsen skal de berørte interessenter (medarbejdere, samarbejdspartnere etc.) sikres en rettidig og fyldestgørende information, således at de er i stand til at forstå baggrunden for ændringerne, at forstå substansen i ændringerne og at anvende løsningerne korrekt og effektivt.

Sådanne informationer bør gives skriftligt, evt. via intranet.

 

Ved større ændringer bør brugerne inddrages i testforløb og/eller pilotprojekter, hvor brugerne inddrages aktivt, således at deres erfaringer bliver anvendt, og således at de indhøster nye erfaringer.

 

M. Uddannelse i IT-systemerne
Medarbejderne skal bibringes den fornødne uddannelse og indføring i de IT-systemer og

- værktøjer, der er relevante for udførelsen af deres arbejdsfunktioner.

 

For nye medarbejdere skal foreligge en indkøringsplan/uddannelsesplan.

 

Inden nye systemer eller funktioner tages i anvendelse, skal uddannelsesaspektet inddrages, og uddannelsen skal være gennemført inden ibrugtagningen. Der må ikke gå lang tid imellem gennemført uddannelse og ibrugtagning.

 

Brugere, der deltager i IT-projektarbejde, skal sikres den nødvendige indføring i metoder, værktøjer og retningslinjer.

 

N. Arbejdsmiljø
Der skal tages det fornødne hensyn til arbejdsmiljø ved tilrettelæggelse og indføring af teknologi. Det gælder ved valg af udstyr, ved placering af udstyr, ved fastlæggelse af arbejdsgange og ved design af dialoger m.v.

 

O. Edb-sikkerhed
Kirkeministeriet og folkekirken skal generelt have en høj edb-sikkerhed. Det skal være vanskeligt at bryde ind i systemerne, edb-vira skal bekæmpes proaktivt, og den fysiske sikkerhed omkring maskinel skal være høj.

 

IT-kontoret skal jævnligt revidere en konkret sikkerhedsforskrift, som skal godkendes af IT-ledelsen.

 

Sikkerhed tilvejebringes via en indsats på tre niveauer:

• Ved programmeringsmæssigt og fysisk at minimere sikkerhedsrisikoen.

• Ved at vedligeholde en sikkerhedsforskrift med præcise forbud mod handlinger, der kansvække sikkerheden.

• Ved at oplyse om og øge viden hos alle parter om, hvad man skal passe på, og hvordanman kan benytte IT på en sikker måde.

 

Uanset at der fra IT-kontorets side og fra den enkelte medarbejders side udvises stor påpasselighed i forhold til sikkerheden, er der stadig en risiko for at pc´er bliver ramt af virus eller "går ned", fordi der installeres inkompatible programmer eller ændres i opsætningen. Pc´er er i dag skruet sådan sammen, at mere eller mindre selvforskyldte pc-nedbrud kan forekomme selv for den bedste bruger. Det er Kirkeministeriets holdning, at sådanne nedbrud skal imødekommes med service og hjælp til at få pc´en til at virke igen og ikke med hævede pegefingre og henvisninger til sikkerhedsregler. Bl.a. af den grund leveres der en cd-rom med til alle DNK-pc´ere, hvorfra man kan geninstallere de programmer, der skal være på DNK-pc´en.

 

P. Datanet
Kapaciteten i datanettet skal være så god, at en effektiv decentral edb-brug understøttes. Der skal løbende (eller hele tiden) foretages målinger, der dokumenterer, at den rette kapacitet er til stede. På datanetsiden kan det være relevant i perioden at overveje et virtuelt Privatnet, idet der i disse år sker nogle markante skift i økonomien i net, der er baserede på lejede kredsløb, i forhold til net, der indgår som dele af større net, men fungerer, som om de er private.

 

Q. Teknologipolitik
Kirkeministeriet skal fortsat vælge løsninger, der i videst muligt omfang bygger på markedsledende produkter, og anvende disse produkter som en intern standard. Det gælder i særdeleshed for database- og operativsystemer, hvor de økonomiske og driftsmæssige fordele ved at fastholde én standard generelt er store.
Standardiseringsbestræbelsen må dog aldrig stå i vejen for en konkret analyse af fordele og ulemper ved at vælge alternative produkter til specifikke løsninger.

Til toppen

7.6.5 IT-koordination

I takt med at teknologien får en stadig mere direkte betydning for arbejdets udførelse, vil der opstå et behov for, at ændringer og udviklingstiltag koordineres tættere mellem IT-kontoret og folkekirken. Her vil stifterne være et vigtigt knudepunkt, der på forskellig vis kan styrkes til denne opgave.


Stifternes sikkerhedsopgave er et oplagt udgangspunkt. Her er processen den, at udarbejdelsen af en sikkerhedspolitik skal følges op af en organisation, der kan varetage driften af sikkerhedsopgaven. Denne organisation skal på stiftsniveau kunne svare Rigsrevisionen og Datatilsynet i forhold til de sikkerhedsproblematikker, der kan rejses. Her vil man med fordel kunne koordinere indsatsen og drage nytte af de erfaringer, man opnår ved at udvide koordinationen til andre IT-områder end det rent sikkerhedsmæssige.

 

Både stifterne og IT-kontoret kunne have glæde af med jævne mellemrum at udveksle ideer, erfaringer og tage generelle problemer op i forhold til driften.

 

I en sådan proces kunne der meget vel opstå et behov for en egentlig IT-koordinatorfunktion på fuldmægtigniveau i stifterne. En sådan IT-koordinator vil givet kunne styrke stifternes IT-udvikling og relation til IT-kontoret.

Til toppen

Tankegangen i den rollebaserede model er, at Kirkeministeriet skal organisere support, udvikling og vedligeholdelse af de IT-baserede videns- og servicetjenester i en forsyningskæde, hvor forskellige roller varetager fremdriften i processen. Det er en af IT-ledelsens og IT-kontorets primære funktioner at vedligeholde en række kontrakter, så Kirkeministeriet til enhver tid kan trække de nødvendige eksperter og ressourcer ind i forsyningskæden. Set i forhold til figuren er det IT-kontorets opgave at opbygge serviceportalen og den samarbejdende organisation, som forsyningskæden afspejler, hvori alle rolleindehavere kender deres placering og opgaver.

 

En af modellens pointer er at synliggøre, at Kirkeministeriets IT-ledelse ved indgangen til tragten både har initiativet og skal tage beslutning, før projektet kan igangsættes. En anden pointe er, at der sættes fokus på proceselementet i stedet for funktionsopdelingen af organisationen. IT-service leveres og bruges i samme proces - man kan ikke levere service, der ikke bruges, så er det ikke service. Derfor er servicebrugerne en del af processen. De har ansvaret for udviklingen af IT-service ved at efterspørge den ved serviceportalen og bruge den ved modtagelsen.

 

Det kritiske i denne organisationsform er, at Kirkeministeriet skal kunne kontrollere hele processen effektivt, samtidig med at der inddrages eksterne medspillere med begrænset kendskab til Kirkeministeriet og folkekirkens opgavevaretagelse.

På den ene side adskiller brugen af rollebegrebet sig fra det mere traditionelle funktionsbegreb ved, at rollerne besættes fra gang til gang. Det kan være interne eller eksterne medarbejdere, udviklere eller driftsmedarbejdere. Besættelsen af rollen er afhængig af deres kompetencer, men uafhængig af hvilken funktion de kommer fra. Den rollebaserede model giver således en større fleksibilitet og en bedre mulighed for at hente ressourcer ind i processen.

 

På den anden side er der ikke noget radikalt nyt ved den rollebaserede model. I projekter og udviklingsteams har man altid påtaget sig forskellige roller. Det nye ved den rollebaserede model er, at selve processen, hvori rollerne indtræder, bliver en organisationsmodel i modsætning til, at organisationsmodellen baseres på de funktioner, hvor rolleindehaverne kommer fra.

 

IT-ledelsen
Denne rolle skal varetages af en ledelsesfunktion, der er i stand til at vurdere omkostningerne i forhold til de gevinster, Kirkeministeriet eller folkekirken kan opnå. Det kan lokalt være stiftskontorchefen, provsten eller - set for hele organisationen - IT-ledelsen i Kirkeministeriets 3. kontor, der samtidig har ansvaret for de principper, der gælder for processens udformning. IT-ledelsen er derfor placeret uden for "røret" i den foregående figur, som den instans, der skal kunne reorganisere eller udskifte funktionerne i serviceenheden.

 

Rollen som IT-ledelse vil for en række applikationsområder være uddelegeret til en system- ejer, der er bemyndiget til at tage stilling til de fleste ændringsønsker og lignende inden for de budgetmæssige rammer. I sådanne tilfælde vil en række henvendelser sendes direkte til systemejeren og ikke til serviceportalen. Dette vil tilsvarende gælde for en række andre ønsker, der via det almindelige ledelsessystem rettes direkte til IT-ledelsen. Pointen med serviceportalen er, som det vil fremgå, at kunne give alle medarbejdere en god service ved at lede forespørgslerne hen, hvor de hurtigt kan besvares og undgå langsom sagsbehandling som følge af at IT-ledelsen bliver bombarderet med ønsker om nye faciliteter.

 

Serviceportalen
Første skridt i serviceudviklingsprocessen er serviceportalen, som er en synlig, let tilgængelig, systematisk og effektiv adgang til at efterspørge services. Helt konkret kan det være et telefonnummer, en e-postadresse eller en hjemmeside på intranettet, der alle leder hen til samme funktion, hvor man kan:

• efterspørge forskellige IT-services, f.eks. ændringsønsker til DNK, SØS, FLØS, Doc2000, o.lign.,

• efterspørge support i en liste over hyppigt stillede spørgsmål suppleret med telefon- betjening,

• fremsætte projektideer eller lignende.

 

Det afgørende kriterium for udformningen af serviceportalen er, at den signalerer imødekommenhed og personlig servicering. Derfor er personlig telefonbetjening et helt afgørende element i serviceportalen. Udviklingen af home banking og DNK-lær-selv-programmet viser imidlertid, at brugere generelt er positivt stemt over for selvbetjening. Derfor kan telefonbetjeningen med fordel suppleres af selvbetjeningssystemer, hvor det kan fremme serviceringen.

 

I langt de fleste tilfælde skal brugeren opleve, at han eller hun får den ønskede service direkte fra serviceportalen, uanset om det er i form af en selvbetjeningsservice, eller det er fra en person i brugerservice.

 

Er det et større udviklingsønske, der kræver et projektarbejde for at blive leveret, vil der være flere indgange til processen. Det mest naturlige er at henvende sig direkte til IT-ledelsen i Kirkeministeriet med sin anmodning. Men brugerservice vil i sin store kontakt med brugere over hele landet givetvis modtage en del udviklingsønsker, der vil blive sendt videre til Kirkeministeriets IT-ledelse.

 

Hvis IT-ledelsen afgør, at ideen eller udviklingsønsket skal undersøges nærmere for evt. at blive til et projekt, kontaktes efter behov en rådgiver, der analyserer ideen i forhold til økonomi, eventuelle forvaltningsmæssige forhold og IT-mæssige forhold, f.eks. sikkerhed, behovet for integration, konsekvenser for den eksisterende arkitektur o.lign. Vurderer IT-ledelsen, at analysen er faldet positivt ud, igangsættes projektet.

 

Rådgiveren
Denne rolle besættes på den ene side af fagspecialister i Kirkeministeriet og interessenter i folkekirken, der kan rådgive vedrørende de forvaltningsmæssige forhold og interesser vedrørende folkekirkens forhold. På den anden side optræder rådgivere på IT-området. Det vil ofte være IT-chefen, men kan også være mere snævre specialister inden for IT-arkitektur mv. , som hentes ind udefra i henhold til det beredskab, IT-kontoret har på området.

 

Projektlederen
Når IT-ledelsen har besluttet at igangsætte projektet udpeges en projektleder. Projektlederen er ofte en ekstern konsulent, hvis første opgave er at sikre de fornødne rammer om projektet. Projektlederen overdrages ansvaret for projektets gennemførelse. Det er derfor projektlederens første opgave at udarbejde en risikoanalyse og en projektplan, der kan styre projektet uden om de risici, der påpeges. Projektlederen indstiller projektplanen til IT-ledelsens godkendelse.

 

Med IT-ledelsens godkendelse har projektlederen herefter ansvaret for at føre projektet sikkert i mål, herunder at inddrage de eksperter, som står til rådighed for Kirkeministeriet.Projektlederen skal udvise rettidig omhu, herunder i god tid beskrive den krisetilstand, hvorunder projektet i givet fald skal stoppes, facilitere IT-ledelsen, skære projektet til i effektive time-bokse, prioritere og evt. indstille til IT-ledelsen om at stoppe projektet, hvis den kritiske tilstand i praksis indfinder sig.

 

De udførende
De udførende har den udførende rolle i udviklings- og vedligeholdelsesprocessen. Det kan være projektdeltagere fra Kirkeministeriet, folkekirken eller det firma, der er leverandør af applikationsudvikling eller varetager driftsopgaver. Det kan også være eksterne konsulenter, der er udførende på en given opgave, Kirkeministeriets interne IT-konsulenter på SØS og FLØS eller brugerservice, der er udførende på en supportopgave.

 

Eksperter
Eksperterne bliver trukket ind i processen efter behov. Det er en af de sværeste og mest kritiske opgaver for IT-kontoret konstant at undersøge markedet og kontrahere med de eksperter, der netop matcher de tekniske udfordringer, som vedligeholdelsen af arkitekturen i Kirkenettet stiller. Eksperterne kommer typisk fra danske eller internationale kompetencecentre. Det kunne være DBA´ere fra store datacentre, højt specialiserede IT-arkitekter eller datakommunikationsspecialister fra konsulentfirmaer, specialister i brugergrænseflader, vidensstrukturering, markedsføring eller lignende. Eksperterne ansættes typisk til afgrænsede analyse- og konfigurationsopgaver.

 

Videns- og servicebrugere
Brugeren af IT-forsyningskæden ender med at bruge den service, der kommer ud af alle anstrengelserne, men derudover har brugeren også et ansvar i den anden ende. Etableringen af en serviceportal er netop møntet på at flytte ansvaret for initieringen af IT-udviklingen ud af IT-kontoret og ud til brugeren. Brugeren har på den måde et ansvar for at fremsætte diverse ændrings- og udviklingsønsker.

 

Brugerne er dels de 2-3000 medarbejdere på Kirkenettet, men også de stadig flere brugere, f.eks. journalister, politikere, studerende m.fl., der i de kommende år vil arbejde på de systemer, Kirkeministeriet vil stille til rådighed via Internettet.

Til toppen

7.6.4 Den rollebaserede model
Ovenfor er de organisatoriske udfordringer, den fleksible specialisering og principperne for IT-organiseringen fastlagt. I det følgende sammenfattes disse i en organisationsmodel, der integrerer eksterne og interne ressourcer i én sammenhængende proces.

 

 

7.6.3 Fem principper for organisation af IT-funktionen

Den konkrete udformning af IT-funktionen vil som sagt udvikle sig over tid, så den løbende tilpasses de aktuelle udfordringer. Den fleksible specialisering indeholder dog nogle principielle valg af organisationsform, der er så store, at de må betragtes som strategiske, fordi de har afgørende betydning for de omstillingsmuligheder, man har på kort sigt. I det følgende opstilles den fleksible specialiserings 5 strategiske organisationsprincipper:

 

1. Kirkeministeriet har hidtil og vil fortsat udlicitere IT-management i en samlet rammekontrakt, der med jævne mellemrum sendes i udbud i henhold til de til enhver tid gældende udbudsregler.

 

2. Den centrale organisatoriske enhed i IT-funktionen er IT-kontoret, der bemandes og organiseres for at løse opgaverne med IT-koordination, brugerservice, asset manage- ment, sikkerhed, vedligeholdelse og kontraktstyring af de øvrige områder.

  • Brugerservice skal varetages af Kirkeministeriets IT-kontor,

    idet man her kan skabe det rette miljø, der forener et professionelt

    IT-miljø med kendskabet til kulturen og opgaverne i Kirkeministeriet

    og i folkekirken.

  • Koordination og kommunikation mellem de mange involverede interessenter

    i IT-området varetages af IT-kontoret via deltagelse i projekt-,

    koordinations- og systemejergrupper eller via gensidig orientering

    og kommunikation.

  • Asset management skal sikre Kirkeministeriet en styring af

    de værdier, der er bundet i IT-udstyr, og skal være placeret i

    IT-kontoret.

  • IT-sikkerhed skal aktivt følge op på og vedligeholde IT-ledelsens

    IT-sikker- hedspolitik.

  • IT-kontoret skal varetage den systemvedligeholdelse, der ikke

    med fordel kan placeres andre steder.

  • IT-kontoret skal via kontrakter styre leverancen af alle andre

    IT-ydelser, herunder overvåge kvaliteten.

  • IT-kontoret skal med reference til IT-ledelsen forestå den

    konkrete dispone- ring af de økonomiske ressourcer.

3. IT-projektledelse skal hovedsageligt bemandes af eksterne konsulenter, således at man efter behov kan trække ekstra ressourcer ind til udviklingstiltag og skille sig af med dem igen, når projektet er afsluttet.

 

4. Driften af netværk og pc´er skal varetages af en ekstern udbyder, der har de til- strækkelige stordriftsfordele til at kunne opbygge et professionelt miljø, med spidskompetencer indefor datakommunikation og konfiguration.

 

5. Større udviklingsopgaver skal udføres af eksterne leverandører, der har professio- nelle udviklingsmiljøer og kan dokumentere, at de i praksis anvender anerkendte metoder.

Til toppen

7.6.2 Strategien for organisering af IT

Udfordringen
I en tid, hvor IT-udviklingen buldrer derudad, og nye ideer og muligheder næsten dagligt falder over hinanden, er organiseringen af den IT-funktion, der skal realisere visionerne, måske IT-strategiens største udfordring overhovedet. Udfordringerne som denne organisation skal imødekomme er store:

  • Den skal kunne tiltrække og fastholde kvalificeret arbejdskraft

    på et arbejdsmarked, hvor arbejdspladserne slås om arbejdskraften.

  • Den skal råde over de særlige personer, der har en detaljeret

    IT-viden inden for næsten alle områder. Det er de personer, der

    kan sidde i en brugerservice og det ene øjeblik svare på spørgsmål

    om programmering af makroer i Word for i næste telefonopkald at

    finde ud af, hvorfor en printer i den anden ende af landet ikke

    virker og få den til at virke ved at guide brugeren igennem en

    lang række menuer.

  • Den skal råde over kompetencer inden for en lang række højt

    specialiserede tekniske områder, som infrastruktur, databaseadministration,

    datakommunikation, brugergrænse- fladedesign, mv.

  • Den skal kunne styre store kontrakter med leverandører og komplekse

    udviklingspro- jekter, der kan involvere mange leverandører og

    2-3000 medarbejdere.

IT-funktionens specialiseringsstrategi
For at kunne håndtere risikostyringen, og undgå drifts- og udviklingsfælden, skal IT- funktionen organiseres ud fra en strategi om fleksibel specialisering. Målet med denne strategi er, at Kirkeministeriet skal have adgang til højt specialiserede kompetencer, samtidig med at man bevarer en stor fleksibilitet, både hvad angår udvidelser og indsnævringer i ressourcebehovet, og hvad angår skift i arten af den specialiserede kompetence, man ønsker at trække på.

 

Strategiens hovedkomponenter er specialisering via outsourcing og intern specialisering på leverancer.

 

Specialisering via outsourcing tilvejebringer den specialiserede tekniske kompetence ved at efterspørge den hos de leverandører, hvor man via stordrift kan finansiere specialiseringen. Eksemplerne er:

  • Kontrakter med driftscentre og eksterne IT-service-udbydere

    om drift af DNK, netværk og pc´er.

  • Udviklingskontrakter med systemudviklingshuse.
  • Kontrakter med managementkonsulenter om projektledelse, som

    det er set med DNK, FLØS, SØS og lignende projekter.

  • Netværk i IT-branchen, der gør at man kender de enkeltpersoner,

    der kan slukke den brand alle andre må give op over for, f.eks.

    databaseproblemer i Oracle. IT-kontoret skal internt specialisere

    sig i følgende tre hovedområder:

  • Brugerservice - både generelt og på FLØS, SØS, DNK o.lign.

    • Kontrakt- og leverancestyring

  • Koordination og kommunikation

Med specialisering menes, at IT-kontoret skal bemandes og organiseres således, at man råder over en høj kompetence på disse områder. Den interne specialisering på disse områder betyder, at man her har den opgavemæssige størrelse til at kunne skabe et attraktivt og professionelt miljø med plads til nogle meget spændende individuelle udfordringer. Ud over de områder, hvor IT-kontoret specialiserer sig, vil man naturligvis have en lang række vigtige, men mindre opgaver, som man enten løser selv eller får løst af en leverandør. Det kan f.eks. være opgaver som økonomi, sikkerhed, arkitekturovervågning, udvikling af IT-politikker mv.

 

For medarbejderen i brugerservice vil opgavens omfang og store betydning i sig selv være en kæmpeudfordring, der er attraktiv, fordi medarbejderen udstyres med de mest moderne værktøjer og dermed gives de bedste muligheder for at give en god service. Derudover vil de medarbejdere i brugerservice, der ønsker det, kunne få andre udfordringer i forbindelse med udviklings- og vedligeholdelsesopgaverne, f.eks. udvikling af nye images til pc´er, test af nye programversioner, programmering af udtræk, skabeloner til Word, samt afholdelse af kurser og workshops om programmering af makroer o.lign.

 

For medarbejderne, der arbejder med kontrakt- og leverancestyring, vil der ligeledes være store udfordringer i at skulle arbejde tæt sammen med branchens største leverandører om at levere landsdækkende IT-service.

 

Endelig står IT-kontoret med en stor koordinations- og kommunikationsopgave i forhold til de mange brugere på Kirkenettet, der oplever flere og flere ændringer i deres daglige arbejde som følge af den teknologiske udvikling. Det er for alle medarbejdere tidskrævende og svært at følge med. Derfor er der i den nuværende situation en kedelig grobund for, at der rundt omkring opbygges frustrationer hos flere medarbejdere. IT-chefen og IT-ledelsen har et stort ansvar for at undgå disse frustrationer ved hyppigt at formidle information om, hvad der vil ske på IT-fronten, hvorfor og hvornår.

Til toppen

7.6.1 Udfordringen for IT-management Den store udfordring for IT-management er i bund og grund, at man er i stand til at tilvejebringe en tilfredsstillende balance mellem at levere stabil drift og udvikle nye IT- tjenester. Denne udfordring går igen i en lang række konkrete prioriteringer:

• Risikostyring
Enhver ny komponent indebærer en risiko for driften af den eksisterende installation. Med den hastige IT-udvikling opstår der derfor løbende et stort antal situationer, hvor IT-management skal vurdere, hvornår det er risikoen værd at installere en ny kom- ponent. Det kan være et helt nyt program, en opdatering af et eksisterende program, f.eks. virusbeskyttelse, tekstbehandling o.lign., eller en fejlrettelse, der måske retter fejlen, men samtidig indebærer en risiko for nye fejl.

• Driftsfælden
Hvis det først er gået galt, vil det ofte være sådan, at akutte driftsproblemer prioriteres så højt, at de nærmest automatisk hiver ressourcer ud af udviklingsprojekterne. Det kan gå godt første og anden gang, men derefter skal IT-management gribe ind i automatik- ken og genoprette balancen i prioriteringen af drift og udvikling.

• Udviklingsfælden
I den omvendte situation har udviklingsprojekterne ofte brug for at trække på de personer, der har det indgående kendskab til installationen, fordi de til dagligt arbejder med driften. På den måde trækker udviklingsprojekter ressourcer ud af driften. Det går også kun godt et par gange, så skal der gribes ind og genskabes en balance.

• Kvalitetsstyring
Problemet har i nogle år været, at den tekniske kompleksitet er vokset betydeligt hurtigere end styringsmulighederne. Blandt eksemplerne er operativsystemet Windows og de tilhørende programmer, der helt uforudsigeligt går ned, mens man udfører sit almindelige arbejde, hjemmearbejdspladser der ikke kan vedligeholdes centralt, fejl i dokumenter, der udveksles mellem personer, som anvender forskellige versioner af tekstbehandlingsprogrammet osv. osv. Da ingen enkelt-medarbejder kan overskue den samlede kompleksitet, er IT-management tvunget til at etablere en tilsvarende kom pleks organisation af forskellige højt specialiserede medarbejdere. I et sådant miks af komplekse teknologier, der skal drives af en kompleks organisation, er kvalitetsstyring en af de vanskeligste opgaver, som IT-management står over for.

Som det fremgår af disse eksempler, er det opgaven for IT-management at organisere IT-ressourcerne hensigtsmæssigt og løbende gennemføre en prioritering, der sikrer en balanceret udvikling.

Derudover skal IT-management sikre, at selve arbejdet med drift og udvikling foregår professionelt. Det betyder, at drifts- og udviklingsorganisationen arbejder systematisk og metodisk med de værktøjer, der til enhver tid tjener opgaveløsningen bedst.

7.6 IT-management

IT-management er IT-organisationens styrings- og organisationsprincipper. De udvikles til stadighed i samspillet mellem Kirkeministeriet, folkekirken og markedets udvikling af nye teknologier og IT-tjenester. IT-strategiens rolle i denne udvikling er at lægge nogle faste rammer, der kan støtte beslutningstagerne og sikre en fælles retning på udviklingen.


Det betyder mere konkret, at IT-strategien:

  • skal udstikke retningslinierne for IT-management, så man har

    en ramme at prioritere sine ressourcer ud fra og på den måde har

    fokus på de væsentlige udfordringer, skal markere Kirkeministeriets grundholdninger til, hvordan

    prioriteringer, organisato- riske og styringsmæssige problemer

    skal søges løst.

Til toppen

7.5.3 Ledelsesrelationer

Den IT-ansvarlige kontorchef vil inden for ovenstående ledelsesstruktur kunne opretholde og udvikle værdifulde personlige relationer til dominerende interessenter på IT-området i folkekirken. Dagsorden for IT-forum vil kunne understøtte Kirkeministeriets bestræbelser på at supplere myndighedsudøvelsen med en åben og serviceorienteret relation til folkekirkens organisationer og medarbejdere.


Ovenstående ledelsesstruktur understøtter gode og tætte relationer mellem den IT-ansvarlige kontorchef, de vigtigste leverandører og IT-chefen, samtidig med at beslutninger og rapportering i opbygningsfasen fastholdes i en mere formel mødestruktur.

Til toppen

7.5.2 IT-forum
Ved siden af den ledelsesmæssige struktur etableres et IT-forum, der skal være folkekirkens "tænketank" på IT-området. Det skal være bredt sammensat og fokusere på, hvordan Kirkeministeriet og folkekirken mere generelt kan opnå fordele ved at anvende IT.


Et konkret udgangspunkt kunne være at samle IT-forum til en temadag et par gange om året. På sådanne temadage kunne IT-forum drøfte aktuelle IT-temaer på baggrund af indlæg fra eksperter, leverandører, brugere og andre interessenter. For nogle temaer vil det være oplagt at forlænge drøftelserne ud over et par dage og afholde mødet i de internationale omgivelser, hvor udviklingen for alvor tager fart.

 

IT-forum skal på den måde fungere som idéskaber og rådgiver for Kirkeministeriets IT-ledelse og skal derfor være sådan sammensat, at Kirkeministeriets IT-ledelse her kan opnå en afprøvning af idéer og udviklingsmål, f.eks. idéer der udfordrer den tjenstlige vej. Derudover skal IT-forum være sådan sammensat, at folkekirkens repræsentanter står til rådighed for at modtage og videreformidle de idéer, som bredt opstår i folkekirken.

 

IT-forum kunne bestå af repræsentanter fra Kirkeministeriets kontorer, biskopperne, stiftskontorcheferne, Provsteforeningen, Præsteforeningen, Kordegneforeningen, Landsforeningen af Menighedsrådsmedlemmer og særligt udpegede enkeltpersoner, der via deres engagement kan være en gevinst for IT-forummet.

 

Der etableres et sekretariat med reference til den IT-ansvarlige kontorchef, som står for afholdelse og opfølgning på temadagene.

Til toppen

7.5.1 IT-ledelsen
Det samlede ansvar for IT-ledelsesopgaven placeres fortsat hos kontorchefen i Kirkeministeriets 3. kontor, der er den IT-ansvarlige kontorchef for Kirkeministeriets og folkekirkens IT. Den IT-ansvarlige kontorchef organiserer ledelsesopgaven på følgende måde:

  1. Den IT-ansvarlige kontorchefs IT-ledelse.
  2. Kontorchefens souschef i IT-spørgsmål.
  3. IT-chefen.
  4. Systemejerne.
  5. Den lokale personale- og opgaveledelse på IT-området.
  6. IT-projektledelse.

Den IT-ansvarlige kontorchefs ledelse af IT-området
Den IT-ansvarlige kontorchef varetager direkte den strategiske og forvaltningsmæssige ledelse af IT-området, herunder IT-budgettet, IT-strategien og dens gennemførelse. Derudover varetager han den daglige ledelsesfunktion over for systemejere, IT-chefen og IT-projektledere, der referer til kontorchefen i IT-spørgsmål som følge af uddelegeringen af ansvarsområdet. Via uddelegeringen har den IT-ansvarlige kontorchef også det overordnede ansvar for IT-management.

Derudover varetager den IT-ansvarlige kontorchef direkte enkelte større kontraktforhandlinger, samt opfølgning på disse, med leverandørerne. Endvidere skal kontorchefen, som en del af Kirkeministeriets ledelse, sikre en sammenhæng mellem udviklingen på IT-området og udviklingen i den øvrige forvaltning inden for Kirkeministeriets ressort.

 

For at imødekomme de store driftsmæssige udfordringer etableres et IT-managementforum, der afholder månedlige møder med en fast dagsorden, hvor den IT-ansvarlige kontorchef forelægges en samlet rapportering for IT-kontorets leverancer og driftssituationen. I forbindelse med mødet trækkes desuden på IT-ledelsesmæssig sparring hos Kirkeministeriets managementkonsulentfirma, således at mødet får en formel ramme, der kan understøtte opbygningen af de nødvendige driftsmæssige procedurer.

 

Kontorchefens souschef i IT-spørgsmål
Den IT-ansvarlige kontorchef har udpeget en specialkonsulent som souschef i IT-spørgsmål. Han er Kirkeministeriets daglige ansvarlige for projektet Den Ny Kirkebog og deltager derudover i udarbejdelsen af IT-strategien, samt i en række forskellige IT-projekter.

 

IT-chefen
Som ansvarlig for IT-kontoret og dets leverancer har IT-chefen det daglige ansvar for organisering og styring af drift, vedligeholdelse og brugerservice. I forhold til de større udviklingsopgaver har IT-chefen ansvaret for at allokere ressourcer og ekspertise til disse projekter. Derudover er IT-chefen ansvarlig for overdragelsen af IT-systemerne fra projektorganisationen til Kirkeministeriet, herunder systemer, der overdrages fra IT-kontoret til de respektive fagkontorer.

 

IT-chefen rapporterer jf. tidligere afsnit månedligt drifts- og leverancesituationen til den IT-ansvarlige kontorchef.

 

Systemejerne
For en række af ministerområdets større systemer er der udpeget særlige systemejere. En systemejer er typisk et kontor i Kirkeministeriet, der er ansvarlig for det område, hvor systemet anvendes. Det gælder f.eks. SØS og FLØS.
Systemejerskabet varetages af en medarbejder - i daglig tale systemejeren - der med reference til sin egen kontorchef fungerer som den daglige leder af drift, vedligehold og udvikling af systemerne. Systemejeren har typisk etableret mindre sparringsgrupper inden for systemets forvaltningsområde.

 

Ideelt set kan systemejeren med udgangspunkt i sin faglige ekspertise varetage systemejerskabet som en udvidet faglig kompetence. I praksis har det især for FLØS vist sig, at systemejeren derudover har måttet oparbejde en solid IT-kompetence for at varetage opgaven. Dette må forudses også at blive tilfældet i de kommende år for en række andre systemejerskaber, herunder DNK, Doc2000 mv.

 

Den lokale personale- og opgaveledelse på IT-området
Kontorcheferne i departementet, stifterne og provsterne har ansvaret for en personale- og opgaveledelse på IT-området, der består i, at man lokalt udmønter og implementerer IT-strategien og andre fælles politikker og retningslinier samt varetager ledelsesopgaven i forhold til udvikling af medarbejdernes kvalifikationer, tilpasning af interne arbejdsgange, jobbeskrivelser og lign.

 

Projektledelse
Ved igangsættelse af større udviklingstiltag etableres et projekt med en projektstyregruppe og en projektleder, der refererer til den IT-ansvarlige kontorchef.
Projektstyregruppen bemandes således, at væsentlige interessenter er repræsenteret i gruppen, herunder den kommende systemejer. Projektlederen kan være en medarbejder i Kirkeministeriet eller alternativt ansat hos Kirkeministeriets managementkonsulentfirma. Når projektet er afsluttet, nedlægges projektstyregruppen, og systemet overdrages til en systemejer.

Til toppen

7.5 Ledelsesstrukturen

Opgaven er kort sagt at designe en fremtidig ledelsesstruktur, der kan matche ovenstående udfordringer, samtidig med at engagementet og beslutningseffektiviteten opretholdes. I udgangspunktet kan det konstateres, at den tidligere udvikling har vist, at den nuværende ledelsesstruktur i det store og hele er gearet til opgaven, men at der vil være behov for et par mindre justeringer.


Det nuværende IT-ledelsesforum bestående af repræsentanter fra Kirkeministeriet og stifterne har ikke været i funktion i det seneste år, hvor det IT-ledelsesmæssige fokus primært har ligget på DNK-projektet, der har sin egen styregruppe. Udfordringen fremover bliver at få opbygget en struktur, der på den ene side har det professionelle fokus på at sikre stabile IT-leverancer i væsentlig større skala end tidligere, og på den anden side kan sikre føling med de behov og muligheder, der opstår i folkekirken og i Kirkeministeriet.

 

Denne udfordring er søgt løst i nedenstående struktur ved at dele IT-ledelsesopgaven i en strategisk og forvaltningsmæssig del, en IT-management del og en lokal IT-ledelsesdel. Udover den rent ledelsesmæssige tilgang vil der være behov for at etablere et visionært og bredt repræsenteret IT-forum, der på det mere idémæssige plan kan bidrage til IT-udviklingen.

Til toppen

I opbygningsfasen er der et stort behov for udvisning af entreprenørånd og gå-på-mod.
Der opstår uundgåeligt mange ildebrande, som alle medarbejdere skal være parat til at slukke, og der skal derfor være et ledelsesmæssigt fokus på driftsstabilitet og kvalitet i supporten. Det er forhold, hvor IT-kontoret vil være under pres for at levere de ønskede resultater. Men et vedvarende ledelsesmæssige pres er den eneste måde at flytte IT-kontoret over i driftsfasen, hvor disse forhold er kommet på plads, og der ledelsesmæssigt bliver mere tid til at fokusere på anvendelses- og udviklingsmuligheder.

 

IT-strategien skal styringsmæssigt fokusere på, hvordan situationen skal se ud i driftsfasen for derved at skabe den vision, der skal styres efter i den hektiske opbygningsfase. Derudover skal IT-strategien lægge grunden til en handlingsplan, der kan gennemføre den transformation, som IT-kontoret skal igennem på sin vej ind i driftsfasen. For at sige det helt klart: Driftsfasen er ikke tænkt som en ideel men uopnåelig tilstand! Det er et konkret mål, som kan og skal nås. Driftsfasen betyder ikke, at der ikke optræder fejl i driften, men at målingerne viser, at antallet og omfanget af fejl holder sig inden for de rammer, der er fastsat som værende acceptable.

Til toppen

7.4.2 Særlige udfordringer for Kirkeministeriets IT-ledelse

Ud over ovenstående mere generelle udfordringer står Kirkeministeriets IT-ledelse over for en række udfordringer, der er mere specifikke for Kirkeministeriets område.


På kort sigt skal IT-kontoret gennemløbe en omstilling fra drift og support af 200 kendte brugere til installation, uddannelse, support og drift af 2000 nye brugere. Det har betydet og betyder stadig, at nye medarbejdere skal ansættes, nye arbejdsgange skal etableres, nye styringsprincipper skal udvikles og tages i brug, nye IT-management værktøjer skal sættes i drift, og nye opgaver og ansvarsområder skal fordeles. Samtidig opgraderes Windows og Office hos de kendte brugere og ligeledes samtidig søsættes Doc2000.

 

Set fra en IT-strategisk synsvinkel vil der være behov for at skelne mellem denne hektiske opbygnings- og omstillingsfase, som IT-kontoret befinder sig i nu, og den driftsfase, man går ind i, når de nye brugere er installeret og har vænnet sig til måden, det hele fungerer på.

For Kirkeministeriets vedkommende indeholder situationsanalysen flere eksempler på:

  • at kritiske ressourcer må omprioriteres med negative konsekvenser

    for projekterne,

  • at manglende ekspertise inden for særlige tekniske områder

    med en stigende komplek- sitet fører til fejlsituationer, som

    det er svært at tolerere, fordi vi bliver mere og mere afhængige

    af, at teknologien fungerer - også hjemmefra, også om søndagen

    osv. osv.

Kort sagt, Kirkeministeriet IT-ledelse står med en række aktuelle dilemmaer, som man har tilfælles med mange andre større organisationer, og hvor man i lighed med disse skal trække på det bedste i sine hidtidige erfaringer og finde nye modeller for at løse udfordringerne. Konklusionen er, at ledelse og prioritering på IT-området er en stadig mere aktuel udfordring.

Til toppen

7.4.1 Aktuelle ledelsesmæssige udfordringer på IT-området

Kirkeministeriets IT-ledelse står nu og i de kommende år over for en række nye ledelsesmæssige udfordringer, som man har tilfælles med andre større organisationer, der baserer sig på en intensiv udnyttelse af IT. Det internationale IT-rådgivningsfirma GartnerGroup tegnede for nylig et generelt billede af dilemmaerne og udfordringerne på IT-området, som på mange områder rammer plet også i forhold til Kirkeministeriet og folkekirken.

7.4 Udfordringen i Kirkeministeriet og i folkekirken

Ansvaret for Kirkeministeriets og folkekirkens IT-ledelse er placeret i Kirkeministeriets 3. kontor. Den IT-ansvarlige kontorchef har siden midten af 1980´erne stået for at løfte først Kirkeministeriets og stifternes og siden provstiernes IT-anvendelse fra de første tekstbehandlingsanlæg til en moderne IT-arbejdsplads, hvor store administrative systemer nu muliggør, at en stadig mere kompleks løn- og kapitaladministration fungerer effektivt.


De omfattende systemer udbetaler i dag løn til 70000 medarbejdere, forvalter folkekirkens formue og binder snart et par tusindemedarbejdere sammen i Kirkenettet. Størrelsen af denne IT-installation og den moderne anvendelse af den gør, at Kirkeministeriets område i dag er blandt de offentlige forvaltninger, der er længst fremme med at udnytte IT.

 

Dette har kun kunnet lade sig gøre på grund af et vedvarende ledelsesmæssigt engagement i IT-områdets fortsatte udbygning. Den IT-ansvarlige kontorchef har, for at kunne løfte det stigende ansvar på IT-området sideløbende med de øvrige ansvarsområder, været tvunget til løbende at tilpasse og effektivisere ledelsen af IT-området.

 

Forudsætningen for, at Kirkeministeriets område også fremover kan være på forkant med udnyttelsen af IT, er derfor, at det ledelsesmæssige engagement og effektiviteten i beslutningsprocesserne kan fastholdes.

 

Til toppen

3. Personale- og opgaveledelse i relation til IT
Den daglige ledelse af IT er at ansætte, udvikle og støtte medarbejderne i at udnytte teknologien til at lette, forbedre og forny deres arbejde. Det kan finde sted ved:

  • at sikre den nødvendige uddannelse og kompetenceudvikling,

  • at omlægge kontorets arbejdsgange, jobbeskrivelser, og lign.,

    så de understøtter en effektiv udnyttelse af teknologiens muligheder,

  • at sikre et godt fysisk arbejdsmiljø omkring pc-arbejdspladsen,

  • at tage initiativ til at udnytte teknologiens muligheder i

    samarbejdet på tværs af de organisatoriske grænser,

  • at implementere og sikre overholdelse af sikkerhedspolitikken.

Til toppen

2. IT-management
IT-management er den ledelsesdisciplin, der varetager organisering og styring af de opgaver, der ligger mellem den strategiske og forvaltningsmæssige ledelse og det udførende arbejde med teknologien. Det er et område præget af en stigende specialisering og professionalisering i stil med, hvad man tidligere har set inden for andre ledelsesområder.

 

Drift
IT-management er at organisere og styre driften af IT-installationen, så den leverer de services med den kvalitet og med et forbrug af de ressourcer, som den strategiske og forvaltningsmæssige ledelse har besluttet. IT-management skal derfor:

  • sikre tilgængelighed af de nødvendige menneskelige og maskinelle

    ressourcer,

  • sikre at drift og vedligeholdelse af maskinel og programmel

    finder sted efter principper, der muliggør en ensartet og høj

    kvalitet,

  • sikre overvågning, måling og rapportering af driften,
  • udarbejde den konkrete sikkerhedspolitik og sikre, at den følges

    i praksis,

  • fastlægge en kommunikationspolitik for driften.

 

Udvikling
IT-management er at organisere og styre udviklingen af nye teknologier og tjenester, så leverancen lever op til de krav og mål, den strategiske ledelse har fastsat.
IT-management fokuserer mere konkret på at organisere og styre udviklingen i projekter, der kan levere løsningerne inden for de tidsmæssige, ressourcemæssige og kvalitetsmæssige rammer, der er opstillet. IT-management består derfor af organiserings- og styringsmetoder inden for IT-kontrakter, projektledelse, kravspecifikation, applikationsudvikling, arkitektur, data- og informationsmodellering, test og kvalitetssikring samt implementering af IT.

 

Udnyttelse
IT-management er at gøre det nemt for den lokale ledelse og den enkelte medarbejder at opnå en god udnyttelse af teknologien. Det kan være gennem at tilvejebringe en god support til brugerne, tilrettelægge uddannelsestilbud, udarbejde vejledninger, koordinere ændringen af arbejdsgange på tværs af organisatoriske grænser, og lign.

Til toppen

1. Strategisk og forvaltningsmæssig ledelse af IT-området

Strategisk og forvaltningsmæssig ledelse af IT-området er de aktiviteter og discipliner, der helt generelt sikrer en overensstemmelse mellem indsatsen på IT-området og Kirkeministeriets og folkekirkens opgavevaretagelse. Det udmønter sig inden for de forskellige IT-opgaver på følgende måde:

 

Drift
Strategisk og forvaltningsmæssig IT-ledelse er at fastlægge det ønskede niveau for den driftsservice, der leveres af IT-organisationen, samt at afstemme dette niveau med de ressourcer, der skal til for at tilvejebringe dette serviceniveau. Det gælder service- og ressourceniveauer inden for områder, som:

  • vedligehold og support på fælles systemer som netværk, pc´er,

    kontorpakker og lign.,

  • vedligehold og support på særlige systemer som FLØS, SØS, KIS,

    Doc2000,

  • sikkerhed i form af tilgængelighed, herunder beskyttelse mod

    ulovlig eller utilsigtet brug af systemerne og logning af brug

    af systemerne, datasikkerhed, herunder beskyt- telse mod tab af

    data, sikkerhedsorganisation med ansvarsplacering for overholdelse

    af sikkerheden, og lign.,

  • risikoniveau i form af en afstemning mellem sikkerheds- og

    ressourceniveauet, således at man får en sikkerhed, der svarer

    til de ressourcer, man er indstillet på at sætte ind.

 

Udvikling
Strategisk og forvaltningsmæssig IT-ledelse er at skabe de ressourcemæssige og organisatoriske rammer for IT-udviklingen, samt udarbejde og iværksætte de strategiske visioner, der gør, at Kirkeministeriet og folkekirken udnytter den nye teknologi til at forbedre kommunikation, vidensdeling og opgavevaretagelse. For så vidt angår denne strategi, handler det om at videreudvikle den elektroniske arbejdsplads, som er forudsætningen for de konkrete visioner, der er opstillet for digital forvaltning og folkekirken i netværkssamfundet

 

Udnyttelse
Strategisk og forvaltningsmæssig ledelse er at tage de organisatoriske og forvaltningsmæssige konsekvenser, der er nødvendige, for at den ny teknologi får den ønskede effekt. Det handler om at ændre arbejdsgange, revidere den tjenstlige vej, udstede cirkulærer og vejledninger og i det hele taget skabe den organisatoriske og opgavemæssige tilpasning, der er forudsætningen for at hente gevinsterne hjem.
Derudover handler det om lederudvikling i form af efteruddannelse og lign., der hjælper lederen til at lede sine medarbejdere eller sit ansvarsområde, så man opnår den bedst mulige udnyttelse af IT.

Til toppen

7.3 Opgaver for IT-ledelse og IT-management

 Ledelsesopgaverne inden for drift, udvikling og udnyttelse af IT organiseres bedst ved at anvende de professionelle managementdiscipliner, hvor der løbende udvikles principper for organisering og styring af IT-opgaverne. Der drejer sig om:

  • Strategisk og forvaltningsmæssig ledelse, der fastlægger den

    overordnede strategi for, hvordan IT skal udnyttes til at lette,

    forbedre og forny opgavevaretagelsen.

  • IT-management, der er den IT-faglige ledelse af IT-området

    iht. strategien.

  • Personale- og opgaveledelse, der er det lokale ledelsesmæssige

    ansvar for, at medar- bejdere udnytter teknologien, og at arbejdsgangene

    er indrettet hensigtsmæssigt.
    Managementdisciplinerne forholder

    sig til IT-opgaverne: drift, udvikling og udnyttelse med udgangspunkt

    i den generelle ledelsesopgave, der varetages inden for den enkelte

    managementdisciplin.

Til toppen

7.2.2 Styringsopgaven

Analysen af IT-styring tager udgangspunkt i de opgaver, der skal løses. Det betyder, at IT-organiseringen og IT-styringsprincipperne i det følgende vil blive disponeret ud fra de styringsopgaver, der findes. Vi stiller altså spørgsmålene: Hvad er det for en opgave, der skal løses, hvordan skal vi organisere os for at løse opgaven, og hvordan skal vi gribe opgaveløsningen an. Styringsopgaven på IT-området kan helt generelt opdeles i 3 hovedopgaver.

  • Drift af IT. Opgaven at drive den eksisterende IT-installation,

    så man har den mest stabile drift i forhold til de ressourcer,

    der sættes ind. Endvidere omfatter opgaven at vedligeholde installationen,

    så den holdes opdateret i forhold til de målsætninger, der er

    fastsat for installationen.

  • Udvikling af IT. Opgaven at konstruere og implementere nye

    teknologier, således at teknologien medvirker til at forbedre

    kommunikation og vidensdeling. Desuden indbefatter opgaven at

    lette, forbedre og forny opgavevaretagelsen i Kirkeministeriet

    og i folkekirken inden for de tidsmæssige, budgetmæssige og kvalitetsmæssige

    rammer, der er besluttet.

  • Udnyttelse af IT. Opgaven at sikre, at arbejdsgangene og den

    enkelte medarbejders kvalifikationer gør det muligt at udnytte

    IT optimalt i opgavevaretagelsen.

Over disse tre opgaver findes en tværgående opgave med at lede disse styringsopgaver.
IT-ledelse består helt overordnet i at sikre, at informationsteknologien udvikles i overensstemmelse med organisationens behov. Det handler om styring af de traditionelle parametre som økonomi, organisation, ressourcer og kompetencer.

Til toppen

7.2.1 Strukturering af styringsproblematikken

Formålet med at inddrage styringsproblematikken i IT-strategien er at kunne besvare spørgsmålet: Hvordan skal vi realisere IT-strategiens mål givet de betingelser i form af muligheder, trusler, styrker og svagheder, som er beskrevet i situationsanalysen ?


IT-strategien skal medvirke til at tilvejebringe en fortsat parathed i Kirkeministeriet og i folkekirken, der gør, at man på forhånd ved, hvordan kritiske situationer gribes an.
Denne parathed er dels organisatorisk, ved at rollerne er fordelt, strukturen er klar og relationerne er velfungerende, dels opgavemæssig, ved at styringsopgaverne på IT-området er veldefinerede og endelig, ved at man ved, hvordan man skal gribe dem an i form af et sæt styringsprincipper. Det handler kort sagt om: Hvilken opgave står man overfor, hvem skal løse den, og hvordan skal den løses.

 

Figuren skal læses sådan, at de organisatoriske forhold bestemmes af styringen og opgaverne, og tilsvarende at opgaverne bestemmes af, hvordan man har organiseret sig, og hvordan man vælger at styre opgaver. Tager man f.eks. udgangspunkt i rollerne, så ender man med at konstituere en rolle, ud fra hvad man gør, og hvordan man gør det for at udfylde den pågældende rolle. Tilsvarende, hvis man tager udgangspunkt i at definere outsourcing, så ender man med at beskrive, hvad der skal outsources, og hvilke samarbejdsrelationer, der skal gælde.

Til toppen

7.2 Styringsområder

7.1 indledning

IT-strategien skal bidrage med de overordnede principper, målsætninger, værdier og holdninger, der skal lægges til grund for IT-styringen. Det betyder, at IT-strategiens styringstiltag på flere områder løbende skal suppleres med mere konkrete styringsinstrumenter. De konkrete styringsinstrumenter udvikles på ad hoc basis forud for de situationer, der aktualiserer behovet for mere præcise rammer for styringen. Det kunne f.eks. være i forbindelse med en udbudsrunde af outsourcingen af IT-driften, hvor Kirkeministeriet som en del af udbudsmaterialet formulerede kravene til styring på driften.


Kravene til IT-strategiens principper for styringen af IT-området er, at de udformes således, at de på den ene side er anvendelige i praksis og på den anden side har en robusthed over for de fleste mindre ændringer i teknologi, organisation, opgaver og bemanding. Når det er muligt at formulere konkrete styringsprincipper, der ikke bliver forældet af den teknologiske udvikling er det fordi, at principperne for styring af IT er forholdsvis stabile over tid:

 

• Fordi styringsmålene ikke ændres væsentligt. Overholdelse af projektplaner og stabil drift vil fortsat være mål uanset projektets indhold, og hvad der skal sættes i drift.

• Fordi IT-ledelse i højere grad handler om at sikre Kirkeministeriet og folkekirken kontrol med sin egen udvikling, uanset hvilke mål der opstilles, og hvilke beting- elser omgivelserne byder.

• Fordi teknologiudviklingen har ringe indflydelse på de grundlæggende værdier bagstyringen såsom medarbejderinddragelse, fælles servicering, decentralisering, og lign.

 

Som modvægt til den turbulente teknologiudvikling på Internettet er der således en mere kontrolleret side af IT-området på det organisatoriske og styringsmæssige.
IT-strategiens udfordring er derfor at ramme et sæt af styringsmekanismer, der på den ene side går tilstrækkeligt tæt på den teknologiske udvikling til at være konkret og brugbar i praksis, og på den anden side har afsæt i det mere stabile sæt af værdier og mål, der sikrer, at det er organisationen, der styrer IT-udviklingen og ikke omvendt.

Til toppen

7 Styring af IT


6.5.2 Datakommunikation, databasestrategi og sikkerhedsstrategi

Det foreslås, at der i oktober måned hvert år gennemføres strategiske reviews på disse områder med det formål at vurdere situationen og planlægge udviklingen på området for det kommende år.


Til toppen

6.5.1 Færdigudvikling og implementering af KIS

Det egentlige mål med KIS er at udnytte teknologien til at samle den viden, der findes om folkekirken, og gøre den tilgængelig for alle interesserede. Dette mål er ikke nået endnu. Der skal derfor afsættes ressourcer til en fortsat færdiggørelse og implementering af de sidste dele af KIS.


6.5 Observationslisten

Formålet med observationslisten er at opridse de observationspunkter, hvor Kirkeministeriet i de følgende år skal holde udviklingen under observation. Det er typisk områder, hvor der i situationsanalysen eller i beskrivelsen af den teknologiske udvikling blev peget på forhold, der væsentligt kunne ændre på vilkårene, og hvor der derfor kunne være behov for en justering af strategien.


Observationslisten:

  • KIS
  • Datakommunikation
  • Databasestrategi
  • Sikkerhedsstrategi

6.4 Indsatsområde 4: Transformation af IT-styringen

På kort sigt skal IT-kontoret gennemløbe en omstilling fra drift og support af 200 kendte brugere til installation, uddannelse, support og drift af 2000 nye brugere. Det har betydet og betyder stadig, at nye medarbejdere skal ansættes, nye arbejdsgange skal etableres, nye styringsprincipper skal udvikles og tages i brug, nye værktøjer skal sættes i drift, og nye opgaver og ansvarsområder skal fordeles. Dette fagområde betegnes "IT-management". Begrebet dækker IT-ledelsens styring og ledelse af IT-området og udtrykkes ved hjælp af IT-professionens faglige discipliner, erfaringer og værktøjer.

 

I kapitel 7 beskrives strategien for denne transformationsproces i form af de ledelsesstrukturer og de IT-management-discipliner, der skal til, for at Kirkeministeriets IT-kontoret fortsat kan løfte sine opgaver.

Til toppen

6.3.4 Sikkerhed

Visionen om den digitale forvaltning stiller store krav til sikkerheden, det være sig, når elektroniske blanketter sendes over Internet, eller når FLØS udvides med en Internetadgang for menighedsråd og kirkekontorer. Derfor skal der sættes ind på at afdække, hvorvidt det sikkerhedsniveau, der er til rådighed på Internet nu, er tilstrækkeligt for at igangsætte konkrete initiativer.


Til toppen

6.3.3 Diæter og kørselsregnskab på intranettet

Der etableres et projekt med det formål at gøre e-blanketter til diætudbetaling og kørselsregnskaber tilgængelige for alle ansatte med adgang til Kirkenettet. Blanketterne skal automatisk videresendes til den godkendende myndighed og derfra videre til udbetaling uden genindtastninger.


Udover disse tre projekter er IT-understøttelse af menighedsrådenes administrative opgaver et generelt indsatsområde i de kommende år.

6.3.2 web Adgang til FLØS

Der etableres et projekt med det formål at afdække mulighederne for at udvide FLØS med en web-grænseflade, så man kan få adgang til FLØS via Internettet. Udvidelsen skal forbedre mulighederne for elektronisk indberetning fra menighedsråd og kirkekontorer.


6.3.1 E-blanketter til sogne og borgere

Der etableres et projekt med det formål at identificere de mest almindelige borgerrelaterede blanketter og gøre disse tilgængelige via Internet. Målet er, at det via Internet skal være muligt for sogne og borgere at få adgang til disse e-blanketter inden udgangen af år 2000.


6.3 Indsatsområde 3: Digital forvaltning

Digital forvaltning er visionen om den sammenhængende digitale forvaltning fra borger, menighedsråd og kirkekontor over ministeriet til folketing og øvrige samarbejdspartnere. Den digitale forvaltning har som mål at effektivisere den samlede ressourceindsats på en opgave, fra den opstår et sted, til den er løst et andet og evt. arkiveret et tredje sted.


Der igangsættes tre konkrete projekter med det mål at nå tættere på visionen om den digitale forvaltning.

Til toppen

6.2.5 Telefoni

Kirkeministeriet skal fortsat overvåge udviklingen inden for telefoniområdet med henblik på at kunne tilbyde folkekirken storkøbsrabatter og nye telefonitjenester, f.eks. et fælles kortnummer for præster.


Til toppen

6.2.4 Uddannelse

Uddannelse er et vigtigt element i at få fuldt udbytte af Kirkeministeriets IT-investeringer. Kirkeministeriet har tradition for at sikre vedvarende uddannelse af både brugere og IT-medarbejdere, og dette skal videreføres og fortsat sikres, bl.a. ved at opstille retningslinier for, hvordan der udarbejdes uddannelsesmateriale på de forskellige systemer. Med systemer menes f.eks. KIS, det digitale konvent, Internet eller intranet. Uddannelsesmaterialet skal også bruges i sammenhæng med uddannelse på f. eks. Pastoralseminaret, Præstehøjskolen og Folkekirkens Pædagogiske Institut.


Endvidere skal de tekniske og rent anvendelsesmæssige muligheder ved fjernundervisning via Kirkenettet eller via Internet afprøves. Både med henblik på undervisning i, hvordan man mere effektivt kan udnytte de eksisterende IT-systemer, men også IT-baseret undervisning rettet mod den mere traditionelle opgavevaretagelse. I den sammenhæng skal de positive erfaringer med IT-understøttet uddannelse udnyttes.

Til toppen

6.2.3 Fælles klassifikation

Det skal være nemmere at søge på og finde folkekirkelig informationer. Der skal derfor udarbejdes en fælles klassifikation af informationerne, som skal anbefales til departement, stifter, provstier og sognene i forbindelse med opbygning og anvendelse af intra- og Internetsider.


Til toppen

6.2.2 Digitale konventer

Der igangsættes et projekt med det mål at etablere en infrastruktur for et digitalt konvent med konference- og abonnementssystem for præster inden udgangen af år 2000. Det "nye" digitale konvent skal udspringe fra de erfaringer og den brugerkreds, der er tilknyttet det nuværende Digitale Konvent, der kører via e-mails og nyhedsgrupper.


Til toppen

6.2.1 Forkyndelse via Internettet

Internettets mange muligheder for at skabe kontakt og forkynde udnyttes allerede af flere præster: Der har været sendt gudstjenester ud over nettet, der har været afholdt chat i forbindelse med disse og andre ideer har været afprøvet. Det har selvfølgelig ikke fundet sted uden problemer. Udover de tekniske problemer, som man uvilkårligt løber ind som pioner på området peger de første erfaringer på, at man i meget høj grad skal tilpasse budskabet til den særlige kommunikationsform på nettet og have respekt for de værdier en traditionel gudstjeneste er baseret på.


Der er dog ingen tvivl om, at Internettet er et medie, hvor der kan skabes kontakt til mange mennesker og hvor denne kontakt kan bringes videre over i et mere personligt møde. Derfor skal mulighederne undersøges og erfaringerne udbredes. Det kan foregå ved, at Kirkeministeriet støtter særlige perspektivrige projekter, tager initiativer i forhold til at skabe nogle tekniske forudsætninger eller indgår aftaler med samarbejdspartnere, der kan understøtte folkekirkelige projekter på Internettet. Helt konkret bør det undersøges om Danmarks Radio eller andre kunne producere og transmittere gudstjenester via Internettet i stil med de udsendelser, der findes på radio og TV-området, men tilpasset den måde man bedst kommunikerer via Internettet.

Til toppen

6.2 Indsatsområde 2: Folkekirken i netværkssamfundet

Store dele af folkekirken har allerede i dag taget Internettet til sig og anvender det i stor stil til at oplyse om adresser, aktiviteter og tilbud i sognet. Anvendelsen af Internettet vil stige yderligere fremover, og behovet for nye og sammenhængende løsninger vil opstå i takt med, at sognene opnår erfaringer med deres internetsider. IT-strategien skal understøtte brugen af Internettet med sammenhængende løsninger, fælles standarder og vejledninger. Internettet skal både udnyttes til det mere informative, til at skabe kontakt og til at forkynde. Derudover skal IT-strategien styrke folkekirkens udnyttelse af IT til at forbedre den interne kommunikation, netværksdannelse og vidensdeling.


Til toppen

6.1.3 Intranet

Der skal udvikles et intranet, forstået som en infrastruktur, der kan realisere visionerne om den digitale arbejdsplads, folkekirken i netværkssamfundet og den digitale forvaltning.


Selvom der skal udvikles eller anskaffes teknologi, som stilles til rådighed centralt, så skal intranettet i bund og grund skabes lokalt ved de sider, som den enkelte medarbejder lægger ud på nettet. Vidensdelingen skal være noget, som alle vil deltage i. Denne vilje kan ikke skabes ved en tjenstlig ordre, men skal opstå ved, at det er nemt og attraktivt at være med. Udfordringen er derfor at skabe de gode eksempler på vidensdeling og få dem udbredt.

Til toppen

6.1.2 Samspil mellem systemer

Et krav for at nå visionen om den elektroniske arbejdsplads er at sikre et optimalt samspil mellem eksisterende systemer og de systemer, der udvikles fremover. Et af indsatsområderne er derfor at specificere standarder og grænseflader for systemer i departement, stifter, provstier og menighedsråd.


Til toppen

6.1.1 Infrastruktur

For at Kirkeministeriet kan realisere visionen om den elektroniske arbejdsplads, skal det vurderes, hvilke krav dette stiller til infrastruktur og den generelle driftssituation.

Infrastrukturen skal understøtte etablering af hjemmearbejdspladser hos alle menighedsrådsformænd, kasserere og medarbejdere i Kirkeministeriets departement, og der skalstilles værktøjer til rådighed, så sognene kan være på Internet inden påsken 2001.

 

Kirkeministeriet skal, når produkterne er modnet, tage skridt til at anvende Internettet som en bærende del af infrastrukturen, bl.a. ved hjælp af digital signatur og virtuelle private netværk.

 

Kirkeministeriet skal analysere og vurdere, hvordan en sådan opgave skal organiseres, herunder hvem der skal servicere de mange nye brugere, og hvordan det skal gøres.

Til toppen

6.1 Indsatsområde 1: Den elektroniske arbejdsplads

Den elektroniske arbejdsplads er en vision om den integrerede elektroniske arbejdsplads, hvor tjenester og informationer er tilgængelige for alle relevante samarbejdspartnere.


6 Indsatsområder

1. Få arbejdet fra hånden

 

Et scenarie for IT-udviklingen i de næste år kunne sammenfattes under overskriften "Få arbejdet fra hånden". Om 1-2 år giver folkekirkens og Kirkeministeriets fælles intranet adgang til en lang række opslagsværker, oversigter og selvbetjeningssystemer, der hjælper den enkelte medarbejder i dagligdagen. Her kan præsten indberette ferieønsker til provsten direkte i den fælles provstikalender, diæt- og kørselsregnskabet indberettes ligeledes via en side på intranettet, der samtidig gør det let for den enkelte at holde styr på beregningsregler og kilometerne. De lønansvarlige kan indberette løn direkte til FLØS via en side på Internettet og menighedsrådets regnskabsfører kan ligeledes indberette budgetter og regnskab til provstiudvalget, der igen indberetter til KIS, hvorfra menighedsrådet kan udtrække alle mulige statistikker til brug for budgetlægningen og økonomistyringen. Med andre ord, det hele hænger sammen, og intranettet og Internettet gør det let at finde rundt og bruge oplysningerne. Intranettet er populært, fordi det kedelige administrative arbejde er hurtigere overstået.

 

2. De digitale konventer

 

Intranettet er rammen om en lang række fællesskaber, hvor man kan mødes med ligesindede og udveksler erfaringer og meninger. På den fælles debatside skifter emnerne dagligt. Her kan alle aflevere deres indlæg og tale frit. I nyhedsgrupperne har hospitalspræsterne fundet sammen og oprettet deres rum, hvor de udveksler erfaringer og spørger kollegerne om et godt råd. Nogle nyhedsgrupper er åbne for alle, mens andre har valgt at lave lukkede nyhedsgrupper, hvor kun en begrænset kreds har adgang. På Pastoralseminariet kommer man automatisk ind i en nyhedsgruppe sammen med de øvrige studerende. Disse nyhedsgrupper fungerer i flere tilfælde rigtig godt i flere år efter man har forladt Pastoralseminariet, fordi man som ny præst har brug for et netværk, hvor man trygt kan udveksle både gode og dårlige erfaringer. Præstehøjskolen anvender intranettet i stor stil til efteruddannelsesaktiviteter. Det har vist sig at være et glimrende supplement til opholdene i Løgumkloster, som kursisterne er glade for, fordi de gerne vil ind i nogle længerevarende kursusforløb, men har svært ved at være væk hjemmefra i længere tid ad gangen. Intranettet har også nogle mere private og kulturelle tilbud. På markedspladsen er der gode muligheder for at leje et sommerhus til sommerferien af en kollega, som ellers ikke ville leje det ud til fremmede.

Til toppen

5.4 Digital forvaltning

Digital forvaltning er visionen om den sammenhængende digitale forvaltning fra borger, menighedsråd og kirkekontor over ministeriet til Folketing og øvrige samarbejdspartnere. Den digitale forvaltning har som mål at effektivisere den samlede ressourceindsats på en opgave, fra den opstår et sted, til den er løst et andet og evt. arkiveret et tredje sted. Den digitale forvaltning fokuserer derfor ikke på et enkelt værktøjsprogram til én pc, men på etableringen af sammenhængende selvbetjeningssystemer.

 

• 3.1 E-blanketter til kirke og borgere
I forlængelse af anbefalingen fra "Det Digitale Danmark" skal de mest almindelige borgerrettede blanketter med udgangen af år 2000 kunne hentes, udfyldes og, når det er sikkert, indsendes via Internettet.

 

• 3.2 Adgang til FLØS via Internettet
De lønansvarlige skal have mulighed for at indberette oplysninger til brug for FLØS via Internettet.

 

• 3.3 Diæter og kørselsregnskab på intranettet
E-blanketter til diætudbetaling og kørselsregnskaber skal stilles til rådighed for alle ansatte med adgang til Kirkenettet. Blanketterne skal automatisk sendes til den godkendende myndighed og videre derfra til udbetaling uden genindtastninger.

 

• 3.4 Elektronisk indberetning
Indberetninger af regnskabsoplysninger fra menighedsråd til provstiudvalget skal foregå elektronisk. Der skal derfor udstedes et regnskabscirkulære, der redegør for kravene til aflevering af regnskabsoplysninger i et elektronisk format. Derudover skal provstiernes budgetter indberettes til KIS, så menighedsrådene får et informationsredskab til brug for budgetteringen.

 

• 3.5 FLØS skal anvendes af 90% af menighedsrådene
Stadig flere menighedsråd vælger at anvende FLØS. Det giver store fordele for både menighedsråd og stifterne. Der skal derfor gøres en ekstra informationsindsats for at få hovedparten af de sidste mulige FLØS-brugere med. Målet skal være, at 90% af menighedsrådene bruger FLØS, inden der er gået fire år.

Til toppen

5.5 IT-scenarier

Vi skal nu se, hvordan hverdagen kunne se ud, når ovenstående visioner er realiseret. Det vil vi gøre gennem følgende to scenarier:

 

1. Få arbejdet fra hånden
2. Digitale konventer

Sådan kunne intranettet i princippet se ud

Til toppen

5.3 Folkekirken i netværkssamfundet

Store dele af folkekirken har allerede i dag taget Internettet til sig og anvender det i stor stil til at oplyse om adresser, aktiviteter og tilbud i sognet. Anvendelsen af Internettet vil stige yderligere fremover, og behovet for nye og sammenhængende løsninger vil opstå i takt med, at sognene opnår erfaringer med deres internetsider. IT-strategien skal understøtte brugen af Internettet med sammenhængende løsninger, fælles standarder og vejledninger.

 

Internettet skal både udnyttes til det mere informative, til at skabe kontakt og til at forkynde. Derudover skal IT-strategien styrke folkekirkens udnyttelse af IT til at forbedre den interne kommunikation, netværksdannelse og vidensdeling.

 

• 2.1 Forkyndelse via Internettet
Internettet er en ny og forholdsvis uprøvet kontaktform, som folkekirken kan udnytte i forkyndelsesmæssig sammenhæng. Det kan være særlige internettetgudstjenester, salmer, korte klip med dagens tekst eller andre former for forkyndelse, der er tilpasset Internettets særlige kommunikationsform. Kirkeministeriet vil støtte udvalgte projekter, der kan bidrage til, at folkekirken opnår flere erfaringer med at udnytte Internettet i forkyndelsesmæssig sammenhæng.

 

• 2.2 Digitale konventer
Kirkenettet skal stille et moderne konference- og abonnementssystem til rådighed. Systemet er et tilbud, som kan anvendes af konventer, personalegrupper, interessefællesskaber og andre til at oprette åbne og lukkede konferencer.

 

• 2.3 Alle sogne skal på Internettet
Alle sogne skal fra og med påsken 2001 være på Internettet med oplysninger om præsternes navne, adresser, telefonnumre, træffetider, e-postadresser, kirker, gudstjenester, menighedsrådets medlemmer og lign. Sognene skal tilbydes vejledninger og infrastruktur til at løse opgaven.

 

• 2.4 Livslang læring med IT
IT skal udnyttes af folkekirkens uddannelsesinstitutioner til at tilbyde IT-understøttet undervisning som et supplement til den eksisterende fremmødebaserede undervisning. Derudover skal anvendelse af IT indgå i uddannelsen på Pastoralseminariet, kordegneuddannelsen, kirketjeneruddannelsen og graveruddannelsen i form af kurser i brugaf Kirkenettets tjenester.

 

• 2.5 Ring 11300 og få fat i din præst
Det skal undersøges om den teknologiske udvikling på telefoni kan udnyttes til at gøre det nemt at få fat i sin præst. Det kunne f.eks. være ved at anvende et kortnummer, der er fælles for alle præster, men hvor opkald fra fastlinieabonnenter automatisk omstilles til sognets nærmeste præst.

 

• 2.6 Folkekirkens intranet
Folkekirkens intranet skal fungere som et fællesskab, man skal bidrage til og kan trække på samtidig med, at det fremstår som en væsentlig og troværdig ressource af viden og selvbetjeningssystemer.

• 1.1 Hele folkekirken på nettet
Alle dele af folkekirken skal kunne kommunikere elektronisk. Der skal tilbydes en hjemme-pc til alle menighedsrådsformænd og -kasserere. Pc-ordningen skal iværksættes af ministeriet og finansieres via menighedsrådets budget. Alle præster og kirkekontorer skal have adgang til Kirkenettet.

 

• 1.2 Fortsat udvikling af infrastrukturen
Der skal fortsat afsættes midler til vedligeholdelse og udbygning af Kirkenettets infrastruktur, således at Kirkenettet kan understøtte etableringen af den digitale forvaltning og folkekirkens behov for elektronisk kommunikation og vidensdeling.

 

• 1.3 Integration af information og programmer
Administrative applikationer til menighedsråd, kirkekontorer, provstier, stifter og ministeriet skal fungere som et sammenhængende hele, der udveksler og deler fælles informationer. Kirkeministeriet skal gå forrest mht. at inspirere til og levere sammenhængende løsninger eller specificere standarder og grænseflader, hvor andre leverer løsningerne.

 

• 1.4 Hurtig og enkel adgang til kirkeinformation
Intranettet skal indeholde en fælles portal med avancerede søgemaskiner, der kan give folkekirkens ansatte den bedste adgang til al den folkekirkelige og teologiske information, som findes på intra- og Internettet.

 

• 1.5 Fælles klassifikation af kirkeinformation
Kirkeministeriet skal stå i spidsen for udvikling af en fælles klassifikation af informationerne på folkekirkens hjemmesider. Klassifikationen samles i en anbefaling til sognene vedrørende oprettelse af hjemmesider. Brugen af anbefalingen vil betyde, at hjemmesiderne lettere kan findes i søgemaskiner, og der kan oprettes tværgående oversigter, f.eks. prædikantlister, lister over kirkekoncerter og andre tilbud.

 

• 1.6 Digital signatur
Alle brugere på Kirkenettet skal have tildelt en digital signatur, som kan anvendes internt og eksternt i mails og på webbet. Et tilsvarende tilbud skal ligeledes stilles til rådighed for alle menighedsrådsmedlemmer. Brug af den digitale signatur skal endvidere implementeres i sikkerhedspolitikken på web-baserede og mail-baserede tjenester.

Til toppen

5.2 Den elektroniske arbejdsplads

Den elektroniske arbejdsplads er en vision om den integrerede elektroniske arbejdsplads, hvor tjenester og informationer er tilgængelige for alle relevante samarbejdspartnere. Den elektroniske arbejdsplads er derfor en vision om, hvordan arbejdspladsen skal se ud for at kunne understøtte de visioner, der opstilles i de følgende afsnit.

Til toppen

5.1 Visioner

Visionerne er samlet under tre temaer:


1. Den elektroniske arbejdsplads
2. Folkekirken i netværkssamfundet
3. Digital forvaltning

 

"Den elektroniske arbejdsplads" er en vision om den sammenhængende elektroniske arbejdsplads, hvor alle tjenester og informationer er tilgængelige.

"Folkekirken i netværkssamfundet" er, som titlen tilkendegiver, visionen om, hvordan folkekirken udvikler sig i og præger netværkssamfundet.

 

"Digital forvaltning" er visionen om den sammenhængende digitale forvaltning fra borger, menighedsråd og kirkekontor over ministeriet til Folketing og øvrige samarbejdspartnere.

Til toppen

5 IT-strategiens visioner og mål


4.4.4 Kompetencer

Også på medarbejdersiden sætter udviklingen i netværkssamfundet sine spor. For netværkssamfundet er teknologidrevet, og det er de medarbejdere, der er bedst til at absorbere og anvende den nye teknologi, der bliver vinderne i netværkssamfundet.
Derfor er læring og uddannelse endnu mere nødvendig og aktuel end nogensinde før, og det er de virksomheder, der giver medarbejderne de bedste rammer, uddannelsesmæssige såvel som teknologiske, der vil udnytte medarbejdernes ressourcer og viden bedst. Samtidig er det op til virksomhederne at udligne og drage nytte af de forskelle, der er mellem medarbejdere, der i høj grad formår og ønsker at anvende teknologien, og de medarbejdere, der i mindre grad formår eller ønsker at anvende teknologien.

 

Til toppen

4.4.3 Globalisering

Netværkssamfundet er globalt og går I en vis udstrækning på tværs af tid og sted. På tværs af tid, fordi der i netværkssamfundet ikke er noget, der hedder åbent eller lukket, og der er ikke noget, der hedder dag eller nat. F.eks. bruger vi Internet til at søge information, når det passer os selv bedst, og ikke f.eks. når biblioteket har åbent i dagtimerne.


Samtidig kortslutter netværkssamfundet den traditionelle geografiske tænkning, og de forskellige markeder går på tværs af landegrænser og kulturer.

 

Det betyder således, at virksomheder og organisationer der traditionelt har haft en fordel pga. geografisk placering, pludselig står repræsenteret side om side med tilbud fra hele verden, og derfor skal omstille sig fra at tænke nationalt til at tænke globalt.

 

På den anden side ser man også en tendens til, at netværkssamfundet fremmer det traditionelle. F.eks. var et af de oprindelige skræmmescenarier for Internet, at bogsalget ville stoppe, brevforsendelser ville forsvinde, og at folk aldrig mere ville se hinanden ansigt til ansigt. Men faktisk har det vist sig, at der i netværkssamfundet købes flere bøger, sendes flere breve, og bestilles flere flybilletter end nogensinde før.

Til toppen

4.4.2 Digitale serviceydelser og digital forvaltning

Internet har fået en stor del af både de offentlige og private virksomheder til at stille spørgsmålstegn ved og genoverveje den måde, hvorpå de traditionelt har gjort forretning eller serviceret borgerne. Pludselig er det offentlige i borgernes bevidsthed ikke blot et kommunekontor eller et bibliotek, men også den offentlige virksomhed på Internet. For en del borgere er Internet blevet en naturlig vej at henvende sig til og blive serviceret af det offentlige.


Der er således ingen tvivl om, at Internet er kommet på dagsordenen hos ledelsen i de offentlige virksomheder, og i 1999 havde 38% af de offentlige virksomheder indtænkt elektronisk borger- og virksomhedsservice i deres strategi, og 19% af de offentlige virksomheder havde opstillet egentlige målsætninger for borger- og virksomhedsservice. 16% af de offentlige virksomheder gav i 1999 borgere eller virksomheder adgang til individuel sagsbehandling via Internet.

 

Mange anerkendte analytikere mener, at vi kun har set toppen af isbjerget for, hvad udbredelsen af Internet vil gøre ved virksomhederne og organisationerne, som vi kender dem i dag. Analysefirmaet Gartner Group forudser, at vi i de kommende 5 år vil opleve, at virksomhederne ved hjælp af Internetteknologier vil transformere den måde, hvorpå de er organiseret internt og i relationerne til kunderne. Målet for denne transformation er at give kunden mest mulig værdi med den mindst mulige ressourceanvendelse.

 

Den samme tendens er kendetegnende for offentlige virksomheder, og det afspejler sig blandt andet i rapporten "Det Digitale Danmark", hvor bedre og billigere service i den digitale forvaltning er et af de mål, der skal gøre Danmark til en førende IT-nation i netværkssamfundet. Men som tendensen har været i de private virksomheder, sådan vil den måske også være i de offentlige virksomheder. De virksomheder, der formår at transformere organisation og arbejdsprocesser ved brug af teknologien, vil også opnå de største gevinster og derved servicere borgerne mest effektivt.

4.4.1 Internet

Det var i 1995, at anvendelsen af Internet for alvor eksploderede. Den hastige udbredelse og stigende anvendelse af Internet er kommet bag på de fleste. Internet udgør i dag netværksøkonomiens nervesystem, og i 1999 havde næsten hver tredje danske husstand Internetadgang - et tal, der dog overgås af USA, Island og Sverige, som alle har en husstandsdækning på mindst 42 procent.


Internet har givet informationsteknologien en lang række nye og spændende anvendelsesmuligheder for både virksomheder og borgere, og informationsteknologien er for alvor kommet tæt på den enkelte borger. For en stor del af brugerne af Internet, er nettet blevet en integreret del af hverdagen på lige fod med de traditionelle medier som tv, aviser osv.

 

Internet adskiller sig dog i høj grad fra de traditionelle medier, da Internet er baseret på tovejskommunikation/interaktivitet. Den enkelte bruger af Internet kan pludselig publicere bøger, sende film osv. til et globalt publikum. Endvidere er det den enkelte bruger, der selv navigerer gennem den enorme mængde af information og tilbud, der findes på Internet. Men denne enorme mængde af information gør det også svært at skelne mellem tilbud af høj og dårlig kvalitet, da de står side om side, og både de, der skaber Internets indhold, og dem, der bruger Internet, kan let drukne i information.

Til toppen

4.4 Tendenser i netværkssamfundet

Den teknologiske udvikling, har givet os adgang til og gjort det muligt at behandle stadig større mængder information hurtigere og billigere, end man før kunne drømme om. Informationsstrømmen er efterhånden uendelig, og problemet er ikke længere at få information nok men snarere at sortere mængden af information, således at den giver mening.


Vi står således ved overgangen fra et informationssamfund til netværkssamfund, eller det nogle kalder overgangen fra det fjerde til det femte samfund.

Denne samfundsomvæltning præger selvfølgelig også virksomhederne og de betingelser, hvorunder de arbejder, og den måde, hvorpå medarbejderne i virksomhederne arbejder og samarbejder.

 

I 1996 udkom rapporten "Info-samfundet år 2000", som var et oplæg til regeringens IT-politiske strategi frem til år 2000. Rapporten fik efterfølgende meget stor udbredelse og omtale, og en lang række IT-politiske initiativer i offentlige organisationer og institutioner blev iværksat som følge af rapporten.

 

Som efterfølger til "Info-samfundet år 2000" udgav regeringen i efteråret 1999 rapporten "Det Digitale Danmark". I rapportens forord står: "Det Digitale Danmark handler kort fortalt om, hvordan Danmark kan blive en førende IT-nation i netværkssamfundet samtidig med, at vi viderefører de bedste værdier i velfærdssamfundet".

 

Rapporten "Det Digitale Danmark" opstiller således en lang række mål for, hvordan regeringen blandt andet ved at ændre på rammebetingelserne, kan støtte og styre IT- anvendelsen og -udviklingen på en række områder i de danske offentlige og private virksomheder.

 

Dette har naturligvis også betydning for IT-anvendelsen i Kirkeministeriet.

I forbindelse med Kirkeministeriets IT-strategiproces 1999-2000 og i forlængelse af udgivelsen af "Det Digitale Danmark", har IT-strategigruppen i foråret 2000 diskuteret tendenserne i netværkssamfundet, og hvorledes disse tendenser vil påvirke Kirkeministeriet. De efterfølgende afsnit er blandt andet skrevet med udgangspunkt i disse diskussioner.

Til toppen

4.3.7 Pc´ens rolle ændres

Når teknologierne smelter sammen og bruges i nye sammenhænge får det også den betydning, at de enkelte produkters rolle ændres eller i nogle tilfælde indsnævres.

Pc´en som vi kender den i dag, er helt central på arbejdspladsen og i nogle hjem - og har dermed været en central "spiller" i den digitale revolution. Pc´en bruges på arbejdet til at skrive dokumenter, lave beregninger i regneark, styre kalenderen, læse e-mails, søge på Internet osv. I hjemmet bruges pc´en til at læse e-mails, surfe på Internet, spille mod pc´en eller via Internet osv.

 

Efterhånden er en del af den funktionalitet som vi kender fra pc´en ved at blive flyttet over på andre maskiner. Sony´s Playstation 2 kan bruges til spil og DVD (film o.l.), kalender kan styres fra en Palm-Pilot, man kan surfe på Internet via en set-top boks på tv´et osv. Alt dette vil i fremtiden være med til at gøre pc´ens rolle mindre dominerende som det foretrukne digitale værktøj.

4.3.6 Konvergens

At alle de forskellige teknologier og produkter taler sammen via en fælles kommunikationsstandard, betyder også, at vi i de kommende år vil opleve, at en række teknologier og produkter begynder at smelte sammen eller konvergere.


Vi oplever allerede nu, at mobiltelefonen er blevet til webbrowser og et kalendersystem, på længere sigt vil den også få indbygget en bedre skærm og dermed få funktioner, som vi kender fra et tv. Tv-apparatet i hjemmet får Internetadgang og vil på længere sigt måske også få indbygget funktionalitet som en telefon.

 

Set-top bokse vil få tv og Internet til at smelte sammen - hvis familiemedlemmerne kan blive enige !

Til toppen

4.3.5 Internet indgår i flere sammenhænge

Den hastige udbredelse af Internet, og ikke mindst trådløs Internet, betyder også, at Internet både direkte og indirekte vil indgå i flere sammenhænge på både arbejdet og i dagligdagen, end vi ser det i dag.


I første omgang invaderede Internet vores pc´er og mobiltelefoner, men også biler, almindelige telefoner, tv osv. vil via IP (Internet Protokol) få adgang til Internet og blive koblet sammen via Internet. Både ved brugerens mellemkomst, forstået på den måde at man via displayet i sin bil eksempelvis går ind på Internet og reserverer en sengeplads på et motel, eller automatisk, ved at bilens motor selv sender besked efter en servicevogn, hvis der opstår en fejl, eller efter en ambulance, hvis man kører galt.

Til toppen

4.3.4 Internet bliver trådløst

Der bliver i de kommende år udviklet en lang række teknologier, der kan kommunikere med Internettet uden at anvende kabler. En af de mest lovende teknologier kaldes WAP. WAP står for Wireless Applikation Protocol og betyder, kort fortalt, at eksempelvis mobil-telefoner får adgang til Internet. Introduktionen af WAP ved udgangen af 1999 blev startskuddet til det, mange forventer bliver den næste store revolution på Internet-fronten. For Internetforbrugeren vil det i første omgang betyde en række tilbud som f.eks. hotel-reservation, flyreservation, aktiekurser etc. via mobiltelefonen. Alle nye mobiltelefoner forventes ved udgangen af år 2000 at have indbygget WAP.


Samtidig med at WAP giver spændende muligheder for virksomheder, der henvender sig til konsumenter, så ser mange virksomheder WAP-teknologien som en mulighed for at strømline forsyningskæderne i og imellem virksomhederne yderligere f.eks. ved at give lagermedarbejdere direkte trådløs adgang til virksomhedens lagersystem. Dette er dog kun toppen af isbjerget, da trådløs Internet kommer til at betyde endnu større muligheder for tilkobling til Internet af en lang række forskellige produkter og teknologier, som ikke tidligere har været "web-enablede".

Til toppen

4.3.3 Den fysiske placering af applikationer ændres

Eksperter vurderer, at placering af virksomhedernes applikationer hos en ekstern leverandør, kan blive et reelt alternativ til den type løsninger, som mange virksomheder anvender i dag. Den eksterne placering rummer dog stadig en række uløste problemer, blandt andet i forbindelse med integrationen til andre standardsystemer og ikke mindst egenudviklede systemer i virksomheden.


Tendensen har været, at virksomheder op igennem 1980´erne anvendte store "mainframe" løsninger med en stor central server, der afviklede "sessions" på forholdsvis uintelligente "tynde klienter" hos den enkelte bruger. I 1990´erne blev client/server løsningerne den fremherskende netværksstrategi, hvor pc´en på den enkelte arbejdsplads (klienten) selv afviklede applikationer på baggrund af data fra fælles centrale servere.

 

Hvis løsninger, der bygger på placering af applikationer hos en ekstern leverandør slår igennem, vil vi sandsynligvis opleve, at de første år af dette årtusinde vil blive kendetegnet ved løsninger, der på mange områder minder om mainframe-løsningerne fra 1980´erne. Dog med den forskel, at forretningsapplikationerne ikke er placeret hos virksomheden selv og afviklet via virksomhedens eget netværk, men placeret hos en ekstern leverandør og afviklet via Internet.

Til toppen

4.3.2 Internet, pris og båndbredde

 Prisen for at bruge offentligt tilgængelige net er faldende, og kapaciteten på disse net er stigende.


En af de teknologier, der kommer til at præge de kommende års udvikling er DSL (Digital Subscriber Line), som er en teknologi, der giver mulighed for højhastighedstransport via de almindelige eksisterende telefonlinier. Med introduktionen af teknologier som DSL åbnes der for en række nye muligheder i forbindelse med placeringen af ejerskabet til virksomheders netværk.

 

Samtidig med dette, bliver kryptering af de data, som transporteres via linierne, stærkere og dermed sværere at bryde. I dag taler man om at "stærk" kryptering (kryptering på 128kbit eller derover) vil løse en række sikkerhedsproblemer i forbindelse med hemmeligholdelse af fortrolige data. Stærk kryptering bruges i en række virksomheder, men er endnu ikke standard.

 

Ud over selve hemmeligholdelsen af data er det, ikke mindst for offentlige virksomheder, ekstremt vigtigt at have sikkerhed for, at en person er den, han/hun udgiver sig for at være. Normalt har vi håndteret dette med en underskrift, men i cyberspace bliver dette kompliceret, og man forsøger at løse problemet ved indførelse af en digital signatur, der som begrebet antyder, er en digital underskrift, der følger med data transmitteret over Internet. Dermed kan man sikre sig, at personen, man kommunikerer med digitalt, er den, som vedkommende udgiver sig for at være.

 

Udviklingen og indførelsen af teknologier som stærk kryptering og digital signatur vil sammen med Internets stigende kapacitet gøre det mere attraktivt for organisationer med større IT-installationer at overveje placeringen og ejerskabet af disse installationer. Internettet bliver med tiden et reelt alternativ til selv at eje netværk

et.

 

Det får stor betydning for den fremtidige udformning af Kirkenettet, der i dag er et privat netværk.

 

Endvidere betyder dette en række nye teknologiske muligheder, f.eks. at en virksomhed ikke behøver at have sine applikationer placeret på en server i virksomheden, men at disse kan afvikles via Internet på en server, der fysisk er placeret hos en ekstern leverandør, uden at sikkerheden formindskes af den grund.

Til toppen

4.3.1 Større kapacitet, flere anvendelses- muligheder, større krav

På den ene side vokser maskinernes ydelse meget hurtigt, og på den anden side bliver der hele tiden udviklet ny software, der er tungere at afvikle og stiller større krav til maskinernes ydelse. Om det er det ene eller det andet, der kommer først og dermed driver udviklingen er svært at svare på, men det er utvivlsomt en teknologisk tendens, der vil fortsætte fremover.


Et resultat af udviklingen er, at mange virksomheder føler sig fanget i en "opgraderingsskrue", forstået på den måde, at virksomheden f.eks. hvert andet år ser sig nødsaget til at opgradere tekstbehandling og resten af kontorpakken blot for at være på højde med andre organisationer. En sådan opgradering er tidskrævende og dyr og giver ikke nødvendigvis større forretningsmæssig værdi. Derfor er der en tendens til, at flere og flere organisationer, herunder Kirkeministeriet, vælger at springe 1-2 versioner over i opgraderingerne. De erfaringer, dette har givet, har styrket opfattelsen af, at det er en fornuftig strategi både ud fra tekniske og økonomiske hensyn.

Til toppen

4.3 Teknologiske tendenser

En af grundlæggerne af Intel, Gordon Moore, gjorde i 1965 en bemærkelsesværdig observation. Da han sammenlignede data for hukommelses-chip fra år tilbage, gik det op for ham, at der var en trend i tallene. Hver gang der blev introduceret en ny generation af chip, havde den cirka dobbelt så stor kapacitet som sin forgænger, og hver ny chip blev introduceret på markedet 18-24 måneder efter sin forgænger. Denne udvikling har helt op til i dag vist sig at holde stik, og noget tyder på, at den også vil gøre det fremover. Denne voldsomme udviklingshastighed for teknologierne giver hele tiden udviklere rundt omkring i verden endnu bedre rammer for nye idéer.


Som verden ser ud i dag, er det derfor i det hele taget lidt af et vovestykke at tale om teknologiske tendenser, og det er også derfor, IT-strategier traditionelt bliver forældede i løbet af 3-5 år. Alligevel har vi valgt at fremhæve nogle af de teknologiske tendenser, vi ser lige nu. Udgangspunktet for det følgende afsnit er blandt andet en visionsdag med fokus på teknologiske udviklingstendenser afholdt for IT-strategigruppen i forbindelse med IT-strategiprocessens visionsfase i efteråret 1999.

Til toppen

4.2.8 Økonomi

Der vil i de kommende år være en stigende fokus på økonomi og prioritering af de økonomiske ressourcer. Helt konkret vil man stå over for stigende udgifter på den daglige drift, der ikke kan dækkes, hvis ikke man griber ind. Det betyder, at hvis det skal løbe rundt, så er der behov for at prioritere og effektivisere.


I en sådan situation opstår som regel et behov for at få synliggjort omkostningerne og placeret ansvaret for disse. Det kunne komme til udtryk som behov for at få stillet mere gennemsigtige regnskaber til rådighed med bedre muligheder for at sammenligne udgiftsområder på tværs af menighedsråd, provstier og stifter.

Til toppen

4.2.7 Eksterne myndighedskrav

Kirkeministeriet oplever i disse år, at ministeriet og folkekirken udsættes for en stadig stigende belastning i form af flere administrative opgaver, øget ressourceforbrug og stigende ansvar, som følge af en lang række myndighedskrav fra øvrige ministerier og EU. Det gælder f.eks. øgede miljøkrav, der er kommet til udtryk i form af en mere detaljeret regulering af brugen af pesticider, herunder krav om deltagelse i sprøjtekurser, øgede arbejdsmiljøkrav i form af arbejdspladsvurderinger og § 9-kurser, EU-regler om licitationer og børnearbejde, krav fra Forskningsministeriet om oprettelse og vurdering af hjemmesider, samt krav fra Statens Arkiver om formater og procedurer for elektronisk arkivering.


Der er p.t. ikke tegn på, at den detaljerede regulering er på retur. Derfor vil menighedsråd og andre dele af folkekirken og ministeriet også i tiden fremover skulle indrette sig på, at administrationsopgaven kompliceres. Kirkeministeriet udsender normalt cirkulærer og vejledninger som en del af implementeringen af de eksterne myndighedskrav. I takt med, at IT bliver mere og mere udbredt, kan det forventes, at menighedsråd, kirkekontorer og kirkegårde vil anmode om, at cirkulærer og vejledninger blev suppleret med IT-støtte, for at kunne håndtere den stigende kompleksitet i administrationsopgaven.

Til toppen

4.2.6 Uddannelse og udvikling

For Kirkeministeriet og folkekirken vil det fortsat være afgørende at kunne tiltrække kvalificeret arbejdskraft på et arbejdsmarked for bl. a. præster, kordegne, jurister og administrative medarbejdere, som er præget af de små årgange. For de potentielle medarbejdere, der ser Kirkeministeriet eller folkekirken som en del af et karriereforløb, vil det være afgørende, at de også IT-mæssigt kommer til at arbejde med moderne systemer, som kan være en reference fremover. Præsterne vil som noget nyt få den fordel, at de med DNK-pc´en får en tidssvarende professionel arbejdsplads, hvor også forvaltningsopgaverne løses professionelt. Der vil derfor fra medarbejderside være et pres på, at Kirkeministeriet fortsat prioriterer IT-uddannelse og vedligeholdelse af den elektroniske arbejdsplads højt.


Derudover har Kirkeministeriet på IT-området kunnet profilere sig med nogle større IT-projekter, som er velgennemførte. En sådan profilering har givet en betydning for at skabe og fastholde et image som en moderne administration.

 

Kirkeministeriet har endvidere positive erfaringer med at distribuere undervisningsmaterialer elektronisk og med at anvende IT som pædagogisk redskab i forbindelse med uddannelse i provstiløsningerne og DNK.

Til toppen

4.2.5 Sund skepsis mod misbrug af IT

Folkekirken er kendt for en levende debatkultur, også hvad angår emnet informationsteknologi. Der er en udbredt og sund skepsis over for misbrug af IT, som helt givet vil medvirke til at holde IT-udviklingen i balance. Samtidig favner folkekirken bredt og rummer både interesser, der vil trække folkekirken i frontlinien mht. IT-anvendelse, mens andre i højere grad vil vogte over de nuværende forhold.


Det må forventes, at Kirkenettet vil give anledning til, at denne forskellighed udfolder sig i større stil, således at nogle brugere vil udnytte mulighederne til det yderste og stille krav om mere, mens andre med større skepsis over for teknologiens lyksaligheder vil gøre alt for at holde de negative konsekvenser af udviklingen i ave.

Til toppen

4.2.4 IT afmystificeres

Et af de mest markante forhold, som kommer til at præge IT-udviklingen i Kirkeministeriet og folkekirken i de kommende år er, at IT for flere og flere medarbejdere bliver en almindelig del af dagligdagen på arbejdet. Det betyder, at computeren afmystificeres og bliver et arbejdsredskab, i stil med elektricitet, telefonen og bilen, som vi betjener os af uden at tænke nærmere over det.


Internettet vil være en drivende faktor i denne udvikling, fordi det opleves som enkelt at bruge i forhold til mange andre IT-systemer. For IT-strategien betyder det, at flere og flere medarbejdere i deres arbejde er helt afhængige af, at IT-systemerne virker, og at de er lige til at gå til uden uddannelse eller manualer. Eller med andre ord, de positive erfaringer fra brugen af Internettet vil blive omsat til forventninger og krav til de interne IT-systemer i folkekirken og Kirkeministeriet. Samtidig vil medarbejdernes tolerance overfor fejl og svigt i IT-systemerne være faldende og komme på niveau med den irritation, man som bilist oplever, når bilen bliver ramt af startproblemer.

Tv-billede fra det interaktive studiemiljø fra tv-Danmarks program VIP den 1. marts 2000: Selv de “brede“ underholdningsprogrammer anvender i dag Internettet som en interaktiv del af underholdningen.

4.2.3 Efterspørgsel efter fælles løsninger

Der har i de senere år været en stadig tydeligere tendens til, at den decentrale forvaltning bliver kombineret med krav om centrale løsninger, der støtter op om den decentrale opgavevaretagelse. Central udvikling og vedligeholdelse af IT-systemer kan således godt understøtte decentral opgavevaretagelse.


Kirkeministeriet har i forbindelse med DNK-projektet foretaget en central styring af infrastrukturen for at kunne imødekomme folkekirkens behov for en høj sikkerhed i personregistreringen, stabil drift og brugerservice, og deraf følgende økonomiske aspekter. Den centrale styring af infrastrukturen er den pris, vi i dag betaler for at opnå disse goder. Den dag det teknologisk bliver muligt at løfte serviceopgaven, uden at pc´erne er ens konfigureret, vil den centrale styring blive ophævet.


Der har fra mange sider været udtrykt tilfredshed med denne og andre fælles anskaffelser, herunder den nye forsikringsordning og storindkøbet af telefoni, der gav omfattende rabatter.

 

Det må forventes, at der også fremover vil kunne findes områder, hvor folkekirken kan få gavn af fælles indkøb eller fælles løsninger.

Til toppen

4.2.2 Øget samspil mellem Kirkeministeriet og folkekirken

De senere år har været kendetegnet ved et tættere samspil mellem Kirkeministeriet og folkekirken. Det gælder i særdeleshed på IT-området, der i høj grad har haft en rolle som brobygger. Blandt eksemplerne kan nævnes forløbet omkring udviklingen af provstiløsningerne, hvor Kirkeministeriet bidrog med initiativ og projektledelse samtidig med, at mange provster var involveret i processen med at specificere kravene og afprøve systemerne. Den Ny Kirkebog er naturligvis et andet godt eksempel på, at Kirkeministeriet bidrager med initiativ og projektledelse og får leveret uddannelse og IT-løsninger direkte til brug i folkekirken.

 

Det kan sammenfattes således, at IT-området fungerer som en aktiv part i både udviklingen og afprøvningen af nye relationer i samspillet mellem Kirkeministeriet og folkekirken. Med udgangspunkt i, at det intensiverede samspil respekterer samarbejdsparternes suverænitet og professionalisme på henholdsvis det forvaltningsmæssige og det kirkelige område, må det forventes, at denne udvikling vil kunne fortsættes med succes også i de kommende år.

Til toppen

4.2.1 Decentral forvaltningsstruktur

Samspillet mellem folkekirken og Kirkeministeriet er præget af en decentral forvaltningsstruktur, som IT-udviklingen i de forløbne år aktivt har understøttet og også fremover aktivt vil understøtte. Blandt de større eksempler kan nævnes DNK, hvor man har fastholdt, at registreringsopgaven fortsat skal være placeret hos samtlige de kirkebogsførende præster i sognene. Med FLØS har man lagt folkekirkens lønservice i stifterne, og de såkaldte provstiløsninger har tilgodeset den decentrale forvaltning i provstierne.

 

Der er ikke noget i den politiske udvikling, der tyder på, at den decentrale forvaltning er på vej væk. Tværtimod kunne man forestille sig, at den fortsatte udbredelse af teknologien fører til, at der bliver stillet krav om flere muligheder for at kunne betjene sig selv. Inden for bankverdenen anvendes home banking eller Internetbanker i stor stil som selv- betjeningssystemer, hvor kunderne kan følge med i deres saldi, overføre penge til andre konti, betale regninger og lignende. Det vil være sandsynligt, at der vil opstå tilsvarende behov inden for Kirkeministeriets område. F.eks. kan man forestille sig, at borgere kan gå direkte ind på Kirkeministeriets hjemmeside og bestille publikationer eller indsende standardiserede ansøgninger og legaliserede attester.

Til toppen

4.2 Samspillet mellem Kirkeministeriet og folkekirken

4.1 Indledning

Når man beslutter sig for at anvende IT, er det som regel for at gøre arbejdet lettere, mere effektivt, opnå bedre vidensdeling, forbedre kommunikation og information osv. På den måde påvirker teknologien arbejdet i Kirkeministeriet og i folkekirken. Men påvirkningen går også den anden vej: Kirkeministeriet og folkekirken er særegne organisationer med egne måder at organisere arbejdet, der virker tilbage på den måde, teknologien udformes og tages i anvendelse. Et helt konkret eksempel, der illustrerer dette forhold, er spørgsmålet om de høje krav til sikkerheden i forbindelse med DNK. De pc´er, der skal anvendes til DNK, skal leve op til de allerhøjeste sikkerhedskrav, hvilket igen betyder, at man ikke kan være opkoblet på DNK og Internettet samtidig. Et andet eksempel er, at der fra folkekirkens side er stillet omfattende krav til brugerservice, så man kan få hjælp, når teknikken ikke virker, eller man har brug for vejledning for at kunne benytte et program. For at kunne servicere så mange brugere effektivt og sikre en stabil drift på pc´erne betyder det imidlertid, at pc´erne skal konfigureres ensartet, hvilket igen betyder, at der er grænser for, hvor meget den enkelte medarbejder må ændre på sin tjeneste-pc.

 

Som det fremgår, har samspillet mellem Kirkeministeriet og folkekirken en række helt konkrete konsekvenser for, hvordan teknologien udformes. Samspillet kan derfor betragtes som et væsentligt vilkår for teknologiudviklingen, som man også må forvente vil få stor indflydelse på, hvordan teknologien anvendes i fremtiden.

 

Et kapitel om vilkårene for IT-udviklingen skal også indeholde en beskrivelse af den omverden, som Kirkeministeriet og folkekirken befinder sig i. Det drejer sig på den ene side om, hvordan det omliggende samfund møder Kirkeministeriet og folkekirken med nye krav og forventninger, og på den anden side, hvordan den teknologiske udvikling giver nye muligheder for Kirkeministeriet og folkekirken til at imødekomme disse krav og forventninger.

Til toppen

4 Vilkårene for den fremtidige IT-udvikling


3.4 En stærk vilje til at nå i mål

Teknologiudvikling er, hvad enten man taler om storebæltsbroer eller IT-projekter, som regel kendetegnet ved, at man skal så frygteligt meget igennem, før det hele bliver godt. I de kritiske faser, som de fleste teknologiprojekter på et eller andet tidspunkt gennemløber, er det helt afgørende, at man er i besiddelse af en stærk vilje til at holde fast i målet og udvise det engagement og den udholdenhed, der skal til for at komme igennem krisen.


Kirkeministeriet har i de forløbne IT-projekter stået igennem de kriser, som er opstået, og er kommet styrket ud på den anden side. Ministeriet vil også fremover møde eventuelle kriser med en stærk vilje til at komme igennem og løfte projektet i mål.

Til toppen

3.3 Attraktive arbejdspladser

Kirkeministeriet har i dag en værdsat høj stabilitet i medarbejderstyrken, hvilket bl.a. kan tages som udtryk for, at det er lykkedes at skabe nogle attraktive arbejdspladser. En væsentlig del af en attraktiv arbejdsplads er for mange medarbejdere, at man arbejder med moderne og effektive systemer, således at man løbende kan forbedre sine generelle kvalifikationer i arbejdet med disse systemer.


Kirkeministeriet vil også fremover prioritere attraktive arbejdspladser højt for at kunne fastholde og tiltrække de bedste medarbejdere. Det betyder, at IT-udviklingen vil blive udformet ud fra og styret af hensynet til at skabe attraktive arbejdspladser, herunder vil det også fortsat være et varemærke for Kirkeministeriets IT-udvikling, at medarbejderne har stort ansvar for og indflydelse på denne udvikling.

Til toppen

3.2 Respekt for strukturen

Samtidig med at der i Kirkeministeriet eksisterer en stærk vilje til at forandre og sikre en løbende modernisering af Kirkeministeriet og folkekirken, forefindes en klar erkendelse af og respekt for den særlige struktur, der kendetegner samspillet mellem folkekirken og Kirkeministeriet.


Kirkeministeriet vil også fremover se det som sin opgave at sikre moderne rammer for folkekirkens udvikling — indholdet i disse rammer er derimod folkekirkens eget ansvar.
Denne arbejdsdeling bygger på, at folkekirkens udvikling er en fælles udfordring, der skal løftes med en gensidig respekt for hinandens opgaver. Kirkeministeriet er derfor opmærksom på, at der ikke må udvikle sig en "dem-og-os-situation" på IT-området. Det er et fælles ansvar med forskellige opgaver.

 

 

Som et billede på denne arbejdsdeling på IT-området kan man sige, at Kirkeministeriet ser det som sin opgave at stille moderne tekstbehandling til rådighed, men prædikenen må præsten fortsat selv skrive.

 

Dette princip vil også fremover være gennemgående for Kirkeministeriets initiativer over for folkekirken på IT-området.

Til toppen

3.1 Vilje og mod til forandring

Den fremtidige IT-udvikling tegner lige så dynamisk, som den udvikling Kirkeministeriet har været igennem i de foregående år. Derfor er der flere gode grunde til at se på de værdier og holdninger, som har båret Kirkeministeriet igennem den tidligere udvikling, og som også fremover skal fastholdes som et fundament for udviklingen.


Der er i Kirkeministeriet en stærk vilje til, at såvel Kirkeministeriet som folkekirken skal følge med i den samfundsmæssige udvikling og også gerne være foran, hvor man får gavn af det. DNK-projektet er mere end noget andet en manifestation af denne vilje. Folkekirken kan ikke sætte sig uden for den samfundsmæssige udvikling, og derfor må kirkebogsføring- en udvikles, så den lever op til det omgivende samfunds berettigede forventninger til en moderne administration.

 

For administrationen i ministeriet og i stifterne er udviklingen og ibrugtagningen afsagsbehandlingssystemet Doc2000 udtryk for en tilsvarende stærk vilje til at forestå større udviklingsprojekter, der bringer IT-understøttelse af sagsbehandlingen foran den øvrige statslige administration.

 

Denne vilje til at udnytte teknologien i en løbende moderniseringsproces vil også fremover være en dominerende kraft, som vil udfordre den tjenstlige vej, hvor den ikke længere slår til.

Til toppen

3 Værdier og holdninger


Vurdering af modenhed

Niveauet 6 giver udtryk for, at områdets IT-systemer fremover blot skal vedligeholdes for at tilfredsstille behovet for IT-understøttelse, hvorimod de lavere vurderinger udtrykker et større behov for en udviklingsindsats for at tilfredsstille ønsker og behov på disse områder. Den lave vurdering af intranetområdet afspejler dels, at de øvrige områder har haft væsentligt højere prioritet, og dels, at der på dette område er store potentialer.

Til toppen

Infrastrukturen i Kirkeministeriet, stifterne, provstierne og i Kirkenettet understøtter en sammenhængende IT-udnyttelse. Den valgte opgraderingsstrategi sigter på en god økonomi i infrastrukturen og på driftsstabilitet, uden at infrastrukturen på det teknologiske område kommer så langt bagud, at det bliver en hæmsko for den videre udnyttelse.

Til toppen

2.4 Vurdering af modenheden

I det følgende vurderes den nuværende situation mere detaljeret for at få et billede af, hvad den nuværende IT-anvendelse giver af bindinger og udfordringer, som den fremtidige strategi skal tage højde for. Formålet er, område for område at få afklaret behovet for en yderligere indsats, således at IT-strategien kan balancere indsatsen mellem vedligeholdelse af de nuværende systemer og udvikling af nye systemer.


Vidensintensivt arbejde: Der er med den nuværende teknologi mange muligheder for at forbedre Kirkeministeriets IT-understøttelse af det vidensintensive arbejde gennem at gøre det nemmere og hurtigere at få fat i relevant information (f.eks. cirkulærer, visdomssager og notater m.v.). Den lettere adgang til opdateret information bidrager generelt til en højere kvalitet, bl.a. ved at udrydde gamle paradigmer, der i papirudgaverne traditionelt overlever på hylderne, selvefter de er forældede.

 

Administrativt arbejde: IT-understøttelse af det administrative arbejde foregår via et egenudviklet Sagsstøttesystem i provstierne, og via Doc2000 i departementet og i stifterne. Derudover anvender både departement, stifter og provstier MS Office´s mange moderne værktøjer og e-post. Implementeringen af kommende versioner af MS Office-pakken er nødvendig for at kunne udveksle dokumenter med omgivelserne, men vil kun bidrage til en marginal forbedring af IT-understøttelsen af det administrative arbejde.

 

Informationsdeling: IT-understøttelse af informationsdelingen foregår via e-post, fil-servere og Doc2000. Disse teknologier har mange fortrin: E-post understøtter den direkte og hurtige kommunikation og informationsdeling mellem medarbejdere.
Filservere og Doc2000 opbevarer og strukturerer fælles sagsbehandlingsinformation, så det er tilgængeligt for de medarbejdere, der har brug for informationen.
Informationsdelingen vil dog kunne forbedres væsentligt gennem anvendelse af et intranet, hvor bl.a. den publicerede information er nemt tilgængelig.

 

Informationsparathed: Doc2000, informationskonsulentens regneark vedrørende den lokale kirkelige økonomi og etableringen af departementets MS Access-database over verserende sager til ministeren har givet departementet en informationsparathed i forhold til en række forespørgsler og verserende sager i de forskellige kontorer, men der skal endnu lægges en del arbejde i KIS, før det fungerer som Kirkeministeriets informationssystem om folkekirken.

 

Økonomistyring og kapitaladministration: SØS løser opgaven og skal kun ved-ligeholdes i et omfang, der gør, at løsningen forbliver effektiv og fortsat lever op til de krav, lovgivningen sætter.

 

Lønadministration: FLØS er stabiliseret, men der er endnu forbedringsmuligheder både i forhold til stabilisering af driften og i forhold til udbygning af funktionaliteten, f.eks. håndtering af pensionsoplysninger.

 

Intranet: Kirkeministeriets intranet er endnu på et indledende stadie, hvor alene IT-kontoret, departementets bibliotekar, DNK-sekretariatet og FLØS anvender det til orientering. Intranettet har et langt større potentiale. Det må derfor forventes at være et stort indsatsområde i de kommende år.

 

Hjemmesider: Informationsniveauet på Kirkeministeriets hjemmeside har indtil for nylig været mangelfuld, men hjemmesiden er nu restruktureret på et mere ambitiøst niveau. 9 ud af 10 stifter har oprettet egne hjemmesider, der bredt informerer om stiftet. Både ministeriets og stifternes hjemmesider vil helt givet skulle videreudvikles i takt med mediets øvrige udvikling. Folkekirkens mange lokale hjemmesider indgår ikke vurderingen.

Dette billede er af Kirkeministeriets hjemmeside pr. d.28. Juni 2000.

Til toppen

2.3 Situationen i dag

IT-anvendelsen i Kirkeministeriet, stifterne, provstierne og i løbet af det næste år hos præster og kordegne svarer generelt til, hvad man kan forvente af en moderne offentlig virksomhed. Alle anvender moderne kontorpakker, er bundet sammen i et stabilt netværk, har adgang til en god fælles brugerservice, har adgang til Internettet og anvender nye og gode pc´er. Derudover er ministerområdets større administrative opgaver understøttet af standard IT-systemer, der er tilpasset til disse opgaver. Det gælder lønadministrationen,kapitalforvaltningen, provstiernes budgettering og snart også kirkebogsføringen. Endelig er sagsbehandlingen understøttet af sagsbehandlingssystemer i form af Doc2000 i Kirkeministeriet og stifterne og Sagsstøttesystemet i provstierne.

 

Det generelle billede er derfor, at Kirkeministeriet i dag understøtter alle større forvaltningsopgaver med moderne IT-systemer. Dette er selvsagt et godt udgangspunkt for at møde fremtidens udfordringer på IT-området, men det er også i sig selv en udfordring at holde så mange og store systemer med så mange brugere i luften hver eneste dag året rundt.

Til toppen

2.2 Status på IT-strategien fra 1993

I begyndelsen af 1990´erne stod den generelle edb-udvikling ved en skillevej, som Kirkeministeriet var tvunget til at forholde sig til. Den grafiske brugergrænseflade på pc´erne og systemer baseret på åbne standarder ændrede totalt markedet for edb. Samtidig bredte Kirkeministeriets IT-infrastruktur sig fra kun at omfatte departementet og stifterne til også at omfatte provstierne. Da Kirkeministeriets daværende leverandør ikke magtede at gennemføre omstillingen, var Kirkeministeriet tvunget til at udskifte de eksisterende systemer. I løbet af 1992 og 1993 udarbejdedes derfor en edb-strategi, som formulerede målene og rammerne for skiftet til en moderne edb-platform.


Vi kan nu 6-7 år efter gøre status på IT-strategiens målsætninger. I bilaget "Situations-analyse" er der pr. august 1999 udarbejdet en status og en vurdering af situationen,som den så ud på daværende tidspunkt. Denne status er blevet anvendt til attilrettelægge den efterfølgende strategiproces, således at en del af problemstillingerne fra situationsanalysen allerede er behandlet. Andre problemstillinger er løst via de drifts- og udviklingsaktiviteter, der har stået på siden da. De resterende dele, som ikke har fundet en endelig løsning, tages op i denne strategirapports kapitel 5 som fremtidige opgaver enten i form af indsatsområder eller som en del af den såkaldte observationsliste.

 

I den følgende opsummering af situationsanalysen vurderes det punkt for punkt om de målsætninger, der blev formuleret i 1993, er indfriet i dag. Målsætningerne fra IT-strategien i 1993 er skrevet i kursiv. Opsummeringen og den efterfølgende modenhedsvurdering er opdateret i forhold til situationsanalysen, så den er en beskrivelse af situationen, som den tager sig ud i foråret 2000.

 

1. Edb skal understøtte åbenhed, så informationer er let tilgængelige for borgere og politikere.

 

Dette mål er formuleret, flere år før Internettet fik den betydning, som det har fået for tilgængeligheden af informationen i den offentlige forvaltning. Det har derfor været - og er fortsat - et operativt mål for IT-udviklingen, som i sammenligning med udgangspunktet i 1993 i høj grad er indfriet, men hvor der samtidig findes mange muligheder for fremover at nå endnu længere.

 

Man kan mere principielt diskutere, om Internettet reelt har betydet en større åbenhed i den offentlige forvaltning. På den ene side er betragtningen den, at Internettet blot er et nyt teknisk medie, hvor den offentlige forvaltning kan publicere de informationer, som man ønsker at gøre lettere tilgængelige. En sådan forøgelse af tilgængeligheden fører ikke automatisk til en større åbenhed i betydningen, at offentligheden får adgang til ny information, der forrykker demokratiets fordeling af magten. Dette er nemlig ikke et teknisk spørgsmål, men bestemmes af de øvrige tendenser, der styrer forholdet mellem politik, embedsværk, journalistik og offentlighed.

 

På den anden side er det omfattende arbejde med at gøre informationer og services lettere tilgængelige udtryk for, at den offentlige forvaltning har større fokus på servicering og deling af information med det øvrige samfund. I den forstand er åbenheden så afgjort blevet større.

 

2. Edb skal understøtte udveksling af informationer med omgivelserne, f.eks. med centraladministrationen, myndigheder og organisationer.

 

Der er skabt mange resultater på dette område i form af udveksling af adresseoplysninger fra CPR til Kirkeministeriets InformationsSystem (KIS), løn- og pensionsdata mellem Folkekirkens LØnSystem (FLØS)/Pengeinstitutternes BetalingsService (PBS) og banker, skattevæsen og pensionskasser, generering af overførsler mellem bankkonti fra Stifternes ØkonomiSystem (SØS), EDI-løsningen til transaktioner mellem Kirkeministeriet og en af de store leverandører, og den meget anvendte informationsudveksling via elektronisk post. Derudover er DNK-projektet netop iværksat med denne målsætning som en central bevæggrund. Selvom der således er skabt flere resultater på området, er der samtidig

opstået nye behov og muligheder for yderligere udnyttelse af integrationen med andre offentlige registre. Kirkeministeriet har således arbejdet på integration mellem Bygnings- og Boligregisteret (BBR), Danmarks Statistik, Statens Centrale Lønsystem og KIS. Tilsvarende er der i udvekslingen af sager og informationer med Folketinget og den øvrige centraladministration endnu mange muligheder, der ikke er taget i anvendelse.

 

3. Edb skal føre til større effektivitet i opgaveløsningen bl.a. ved at understøtte samspillet mellem stifter og provstier, mellem forvaltningsmæssige og folkevalgte elementer, og ved at opgaver, arbejdsgange og arbejdsdelingen løbende vurderes som led i anvendelsen af edb.

 

Udvidelsen af Kirkenettet til også at omfatte provstierne har skabt en infrastruktur, der muliggør og understøtter en større effektivitet i provstiernes opgavevaretagelse og i arbejdsgangene mellem Kirkeministeriet, stifterne og provstierne. I ca. 10% af provstierne indrapporteres der eksempelvis direkte elektronisk til FLØS. For så vidt angår kapital-administrationen og lønadministrationen, var man "druknet" i opgavemængden, hvis ikke man havde haft henholdsvis SØS og FLØS.

 

4. Edb skal øge den organisatoriske fleksibilitet, så opgaver ikke bindes til en bestemt funktion eller arbejdsplads, og nye eller ændrede opgaver let kan indpasses.

 

Adgangen til diverse systemer og tjenester er i dag baseret på adgangskode i stedet for på opsætningen af den enkelte pc eller af netværket. I den forstand understøtter infrastrukturen, at opgaver kan placeres og omplaceres uden tekniske ændringer, men alene ud fra organisatoriske og sikkerhedsmæssige hensyn.

 

5. Edb skal forbedre beslutningsgrundlaget og understøtte kompetenceopbygningen på alle niveauer ved at stille informationssystemer og systemer til støtte for sagsbehandling til rådighed.

 

Projekterne KIS og Doc2000 har netop taget sigte på at indfri disse mål. Når de er færdigimplementerede, vil man have omfattende informationssystemer til rådighed. SØS har forbedret beslutningsgrundlaget på det økonomiske område gennem bedre analyser, konsolidering og rapportering. De mange notat- og brevkoncepter er nu lagt ind i MS Word. Det har betydet, at koncepterne i endnu højere grad er sat i system, og det er blevet nemmere at administrere disse. Derudover kan man nu anvende MS Word til at styre forskellige tilstande på dokumenterne, f.eks. kladde, markering og godkendelse af rettelser. I den forstand har tekstbehandlingen ikke alene fungeret som en avanceret skrivemaskine, men også understøttet hele sagsbehandlingsprocessen.

 

Det skal dog konstateres, at for så vidt angår KIS, har projektet endnu ikke indfriet ønskerne til et omfattende informationssystem. Det lange seje træk for at få dette projekt i mål skal derfor fortsætte endnu en tid og med opmuntringen fra de seneste resultater med implementeringen af adressedelen i KIS, skal det også nok lykkes.

 

6. Edb skal understøtte ledelsen ved at stille værktøjer til ressourcestyring, målformulering og opfølgning til rådighed.

 

Dette mål er primært indfriet ved de funktioner til styring og opfølgning på ressourceanvendelsen, der er implementeret i SØS. Endvidere anvendes et Ledelses InformationsSystem (LIS) udviklet i MS Acces. I denne teknisk-funktionelle forstand er målsætningen således indfriet. Der er dog ikke iværksat udvikling af mere generelle værktøjer til mål-/rammestyring, som målsætningen måske kunne læses som en ansporing til.

 

7. Edb-anvendelsen skal medvirke til, at ministeriet og stifterne fremstår som attraktive arbejdspladser, hvor medarbejderne gennem deres daglige arbejde kvalificerer sig som en arbejdskraft, der er attraktiv på arbejdsmarkedet.

 

I de interviews, som har været afholdt i forbindelse med situationsanalysen, har både medarbejdere og ledere i Kirkeministeriet og ved stifterne givet udtryk for, at denne målsætning er opfyldt, og at den fortsat skal være en vigtig del af Kirkeministeriets strategi. Som et positivt eksempel nævnte en stiftsøvrighed, at den valgte strategi fra 1993 med at overgå til standardsystemer for bl.a. SØS gjorde stiftet til en attraktiv arbejdsplads for de kontorelever, man løbende uddanner.

 

Sammenfatning
Sammenfatningen på ovenstående status kan kun være, at det i det store og hele er lykkedes for Kirkeministeriet at realisere de opstillede mål og på mange områder nå endnu videre. Derudover tegner der sig et billede af, at målsætningerne som helhed har haft en tilpas balance mellem at være så teknologiuafhængige, at de har kunnet stå distancen over den forholdsvis lange periode samtidig med, at de har været så præcise, at det har været muligt at foretage en reel vurdering af deres aktuelle status.

Til toppen

2.1 Status på IT-anvendelsen

Kirkeministeriet er i dag en erfaren organisation, hvad angår IT-anliggender. I de sidste 15 år har et af Slotsholmens mindste ministerier gennemført talrige IT-projekter af en størrelsesorden, der kan hamle op med, og i flere tilfælde overgå, større ministeriers ambitioner: Folkekirkens lønsystem, kaldet FLØS, kører i dag løn for 75000 lønaktive i folkekirken, og antallet er stigende. Kirkenettet forbinder i år 2000 mere end 2000 steder og bliver dermed et af Danmarks største private netværk, og endelig forvalter folkekirkens system til økonomistyring og kapitalforvaltning - SØS - folkekirkens formue. Kirkeministeriet mangler således ikke mod til at påtage sig store opgaver eller evnen til at gennemføre dem.


Når dette er sagt, hører det med til historien, at resultater ikke skabes uden kriser, mange menneskers ihærdige arbejde og en indædt kamp for at nå i mål. IT-historien er ikke et skønmaleri, men en lang række krævende udfordringer, hvor lønsystemet bryder sammen fem minutter i 12, men hvor det alligevel lykkedes at få lønnen udbetalt til tiden via en ekstraordinær indsats fra de involverede, eller hvor man vælger at udskyde ibrugtagningen af et system, fordi testen afslører, at det endnu ikke er fri for fejl.

Til toppen

2 Brugen af IT i folkekirken og i Kirkeministeriet


1.3.1 Uddannelse

Der findes i folkekirken en række forskellige uddannelsesinstitutioner.


For præster findes der Pastoralseminariet, Præstehøjskolen og Folkekirkens Pædagogiske Institut.

 

For kordegne findes der den grundlæggende kordegneuddannelse, og endvidere er derforskellige kurser for øvrige kirkefunktionærer.

 

 

Endvidere er der tre kirkemusikskoler til uddannelse af organister og kirkesangere.

Til toppen

1.3 Andre vigtige institutioner

1.2.4 Præster

Der er i alt ansat cirka 2000 præster i folkekirken.


Præsten varetager en række myndighedsfunktioner, nemlig som begravelsesmyndighed, som vielsesmyndighed og i forbindelse med navngivning. Den danske personregistrering baserer sig på kirkebøgerne, for hvis førelse præsten er ansvarlig.

Til toppen

1.2.3 Sogne og kirkedistrikter

For hvert af landets cirka 2200 sogne og kirkedistrikter er oprettet et menighedsråd bestående af 6-15 folkevalgte medlemmer og den eller de stedlige præster.


Menighedsrådet bestyrer kirke og kirkegårde, præstegårde, kirkebetjening, administrerer kirkekassen og eventuelle legater og indsamlede midler.

 

Menighedsrådet medvirker ved valg af menighedens præster.

Til toppen

1.2.2 Provstierne

Stifterne er inddelt i provstier. Antallet af provstier varierer i det enkelte stift fra 6-15 pr. stift. I alt er der 111 provstier (samt Færøerne, som også er et provsti).


For hvert provsti er der udpeget en provst og valgt et provstiudvalg på 3-5 medlemmer.

Provsten fungerer som den stedlige underøvrighed i gejstlige anliggender og er forretningsførende medlem af provstiudvalget.

Til toppen

1.2.1 Stiftsøvrighederne

Landet er inddelt i 10 stifter, hertil kommer Grønland og Færøerne.

 

Stifternes øverste myndighed er stiftsøvrigheden, som udgøres af biskoppen i forening med stiftamtmanden (særlig sammensætning i Færøernes stift: Biskop, rigsombudsmand og landsstyremedlem).

 

I hvert stift er der en stiftsadministration, som til daglig ledes af en stiftskontorchef. Stiftsadministrationen varetager stiftsøvrighedens og bispeembedets forretninger.

 

Stiftsøvrighedens primære rolle er at fungere som tilsynsmyndighed for kirker og kirke-gårde i det enkelte stift. Endvidere fører stiftsøvrigheden tilsyn med menighedsrådenes bestyrelse af kirker, præstegårde samt dertil hørende jorder m.v.
Stiftsøvrigheden fører også tilsyn med menighedsrådenes løn- og personaleforvaltning vedrørende kirkefunktionærer.

 

Ud over at være en del af stiftsøvrigheden har biskoppen en række selvstændige opgaver i relation til stiftets præster og menighedsråd. Det være sig forkyndelsesmæssigt, administrativt og kollegialt.

Til toppen

1.2 Regionale myndigheder og styrelsesorganer

1.1 Departementet

Kirkeministeriet er et traditionelt statsligt departement med 50 medarbejdere fordelt på tre kontorer samt en konsulentfunktion. Kirkeministeriet varetager betjening af minister og Folketing og udarbejder forslag til lovgivning og øvrige forskrifter.


Ministeriet er ansættelsesmyndighed for biskopper, provster og præster og afgør enkelte sager i første instans og er rekursmyndighed for en række afgørelser truffet på lavereadministrativt niveau.

 

Kirkeministeriets IT-kontor har det daglige ansvar for IT-anskaffelser, -servicering og —vedligeholdelse i forbindelse med Kirkeministeriets IT-infrastruktur. IT-kontoret er fysisk placeret i Kirkeministeriets departement, i Århus Stift og i Nørregade i København.

Til toppen


1 Folkekirkens struktur

Strategiarbejdet

 IT-strategien er udarbejdet af en arbejdsgruppe under ledelse af Kontorchef i Kirkeministeriet Steffen Brunés. I arbejdsgruppen deltog specialkonsulent Rasmus Paaske Larsen, Kirkeministeriet og IT-chef i Kirkeministeriet Torben Stærgaard. Endvidere deltog underdirektør Ejvind Jørgensen samt konsulenterne Hans Ulrik Stæhr og Lars Andersen alle fra PLS RAMBØLL Management. Strategiarbejdets forløb er beskrevet i det vedlagte bilag.

 

God læselyst!

Steffen Brunés
Kontorchef

Til toppen

Realisering af IT-strategien

 I forlængelse af IT-strategiens indsatsområder udarbejdes en handlingsplan, der omsætter IT-strategiens indsatsområder og observationer til mere konkrete projektplaner og handlinger.

Bilag

I forbindelse med strategiarbejdet er der udarbejdet en række mere detaljerede notater inden for enkeltområder. Disse notater er udgivet i en særskilt bilagssamling.

Disposition for IT-strategien

IT-strategien er opdelt i 7 kapitler og en række bilag.


I kapitel 1 præsenteres Kirkeministeriet og den folkekirkelige struktur ­ primært for den læser, som ikke er hjemmevant i organisationens opbygning. I kapitel 2 spørges, hvor står vi i dag med hensyn til anvendelse af IT, og hvordan er udviklingen hidtil forløbet? På den baggrund tegnes et billede af den hidtidige udvikling og anvendelse af IT. I kapitel 3 beskrives de værdier og holdninger, der har båret denne udvikling, og som også skal bære udviklingen fremover. I kapitel 4 ser vi på, hvilke vilkår IT-udviklingen vil være underlagt fremover. Det gælder både interne vilkår i samspillet mellem folke- kirken og Kirkeministeriet og de vilkår, vi gives af det omgivende samfund. Der tegnes bl.a. et billede af den generelle teknologiske udvikling som et vilkår for de muligheder, Kirkeministeriet kan tage i anvendelse. I kapitel 5 sættes der fokus på, hvad Kirkeministeriet vil med IT-udviklingen i strategiperioden. Det er et kapitel, som på baggrund af det foregående kapitels muligheder og vilkår opstiller visioner og mål- sætninger for fremtiden. Med udgangspunkt i den nuværende situation, som beskrevet i kapitel 2, og de mål, der er formuleret i kapitel 5, fremlægges i kapitel 6 de konkrete indsatsområder, hvor der skal iværksættes aktiviteter. Når vi nu ved, hvad vi skal gøre, bliver udfordringen for kapitel 7 at belyse, hvordan vi så gør det. Derfor fokuserer kapitel 7 på den fremtidige styring og organisering af IT. Sidst i IT-strategien findes en akronymliste.

Til toppen

Udfordringen

Folkekirken og Kirkeministeriet står over for et samfund, der er under kraftig forandring som følge af en teknologisk udvikling, der tilsyneladende kun kan gå hurtigere og hurtigere. Informationsteknologien og i særdeleshed Internettet har slået alle rekorder for udbredelse. Aldrig har en teknologi så hurtigt og så kraftigt trængt sig ind i så store dele af vores hverdag ­ og så er det hele kun lige begyndt.

 

I den situation har Kirkeministeriet i foråret 1999 igangsat udarbejdelsen af den tredje fælles IT-strategi for folkekirken og Kirkeministeriet siden midten af 80´erne. Den konkrete baggrund var, at den eksisterende IT-strategi fra 1993 på dette tidspunkt stort set var opfyldt. Desuden vil det meste af folkekirken som følge af projektet med Den Ny Kirkebog (DNK) i løbet af 1-2 år få adgang til det fælles teknologiske netværk kaldet Kirkenettet og dermed til nye fælles interne IT-ressourcer og Internettet. For ikke at kaste sig hovedkuls ind i denne udvikling valgte Kirkeministeriet at udarbejde den IT-strategi, der nu foreligger ca. et år efter, arbejdet blev igangsat.

 

Man kunne spørge, når nu udviklingen går så hurtigt, bliver IT-strategien så ikke forældet, før blækket er tørt? Når det ikke er tilfældet, skyldes det tre forhold: For det første er processen med IT-strategien sat i værk i god tid i forhold til det tidspunkt, hvor Kirkenettet i praksis stiller teknikken til rådighed for hele folkekirken. For det andet tager IT-strategien netop sigte på de overordnede linier og de grundlæggende værdier, som ikke ændres så hurtigt, og for det tredje er det Kirkeministeriets opfattelse, at større omstillinger kræver omtanke og ikke hurtige løsninger, og at eftertiden derfor vil bebrejde os langt mere, hvis vi ikke gav os tid til at tænke os om.

 

Nogle vil måske spørge, om man kan fastlægge en fælles IT-strategi for en i bund og grund lokalt funderet folkekirke. Her er svaret uden tøven: Ja. Når samfundets måde at kommunikere og arbejde på forandres, så skal folkekirken tage del i denne udvikling - for at være der, hvor folket er. Spørger man derimod, om IT-strategien skal bestemme forkyndelsen eller andre kirkelige forhold, så er svaret lige så klart et nej. IT-strategien skal sikre, at folkekirken har de rigtige rammer i form af adgang til at arbejde og forkynde på en måde, der teknologisk svarer til det omgivende samfund. Det betyder helt konkret, at IT-strategien skal tage pulsen på udviklingen i det omgivende samfund og foreslå nogle praktiske initiativer, der gør det muligt for folkekirken at kommunikere, dele viden, bygge netværk, informere o.lign. via de nye teknologier, som det øvrige samfund i stor stil tager i anvendelse. Hvordan folkekirken så i det kirkelige arbejde vælger at tage disse nye teknologiske muligheder i anvendelse, er op til de lokale folkekirkelige myndigheder at afprøve og finde det rigtige svar på. Det kan udtrykkes meget konkret på følgende vis: Selvom Kirkeministeriet stiller tekstbehandling til rådighed, er det forsat præsten, der skriver prædikenen.

 

Ud over at give folkekirken muligheden for at deltage i netværkssamfundets udvikling tager IT-strategien et andet tema op, nemlig det mere forvaltningsmæssige. Under overskriften digital forvaltning fastlægger IT-strategien, hvordan teknologien kan gøre det forvaltningsmæssige arbejde lettere for Kirkeministeriets og folkekirkens medarbejdere som helhed. Denne del af strategien er ikke mindst en udfordring af den tjenstlige vej.

Til toppen

Forord

Indholdsfortegnelse

Til toppen

Rapport: IT-strategi 2000 for Kirkeministeriet & folkekirken